Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Chargée / Chargé de la coordination administrative
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le gestionnaire administratif contribue au suivi du temps de travail et des questions administratives des agents de la direction afin de favoriser le fonctionnement des services de la DMDP.
Suivi administratif du temps de travail (Congés, absences règlementaires, CET, congés bonifiés…)
Réceptionner, analyser, enregistrer et ventiler les documents à destination du service
Assumer le rôle de correspondant ORA (contrôle et saisie des demandes d’absences particulières et des récupérations, saisies manuelles en cas d’oubli de badgeage et contrôle mensuel des situations)
Informer ou répondre aux agents sur leur situation particulière liée aux absences
Accompagner les agents de la direction dans l’utilisation du logiciel de gestion du temps de travail
Effectuer le suivi des absences (arrêts de travail, accidents de service, temps partiels thérapeutiques, maternité, etc.), avec le service de la gestion du personnel et la médecine de prévention
Effectuer le suivi des visites médicales et des habilitations des agents de la DMDP en lien avec la médecine de prévention
Suivi des formations
Recueillir les demandes de formations et les transmettre au service formation et développement des compétences (SFDC)
Diffuser toute information relative aux actions de formation et de développement des compétences
Vérifier la validation de la demande et alimenter les tableaux d’inscription
Informer le SFDC et la hiérarchie en cas d’absence de l’agent
Gestion des missions de déplacement
Saisir les ordres de mission sur ELAP mission
Assurer le suivi des ordres de mission sur ORA
Réceptionner les justificatifs et établir les états de frais définitifs
Faire un retour sur l’utilisation de l’enveloppe budgétaire des missions
Gestion administrative et logistique
Réceptionner les originaux des entretiens d’évaluation
Assurer l’interface entre les services de la DRH et les agents de la direction
Participer à la mise à jour et à l’amélioration des outils de gestion du service et des procédures internes
Centraliser les demandes de renouvellement de badges pour les agents et entreprises
Effectuer les demandes d’ouvertures de comptes, d’accès réseau et de matériel
Expérience réussie sur des fonctions similaires
Connaissance de logiciels spécifiques (ORA, ELAP Missions, MyCWT, NAGA)
Connaissance des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook)
Maîtrise de l’orthographe, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Connaissance de l’environnement administratif (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture.
Connaissance des techniques d’organisation, de gestion et de restitution de l’information
Connaissance de l’organisation fonctionnelle et spatiale du musée
Connaissance du statut de la fonction publique, notamment des positions administratives et droits aux congés et maladies
Notions de l’environnement juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
Notion de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France
Emploi Culturel
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