2025-1921803 – Assistant de direction

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
1. Gestion administrative du service
Assiste le chef du service et le secrétaire général dans l’organisation quotidienne de leur travail (gestion de l’agenda, des déplacements, …) ;
Assure la planification, l’organisation, la préparation, le suivi des réunions du service et le cas échéant, de RDV de membres du service ;
Prend en charge les aspects logistiques du fonctionnement du service ;
Assure la gestion et l’enregistrement des courriers, des rapports et notes du service via l’outil ministériel dédié (Maarch) ;
Gère les déplacements des membres du service dans l’application dédiée (Chorus) ;
Met en œuvre l’archivage papier et numérique du service ;
Peut être amené à apporter un appui sur des dossiers ponctuels.
2.  Contribution à la production des rapports de l’IGAC et suivi
Participe au suivi de la production et de la diffusion des rapports ;
Contribue à la mise en forme des rapports.
3.  Participation à la gestion des ressources humaines du service
Participe à la gestion de proximité en matière de Ressources Humaines (congés, CET, évaluations, …) en utilisant les logiciels RH internes du ministère comme : RenoirH, AgirH et Estève… ;
Met à jour l’annuaire pour le service, gère les arrivées et départs.
Liaison hiérarchique : le secrétaire général (n+1), le chef de service (n+2)
Liaisons fonctionnelles : le responsable données, analyse et soutien aux missions de l’IGAC ainsi que les autres membres de l’inspection générale.

Compétences techniques :
Très bonne maitrise des outils bureautiques (principalement word, excel et outlook), des outils de visioconférence et de partage de documents (Teams, M365) ;
Bonne communication écrite et orale ;
Connaissance des techniques de classement et d’archivage ;
Une bonne connaissance de l’organisation du ministère de la culture serait appréciée.
Savoir-faire :
Apporter une réponse personnalisée ;
Rédiger et mettre en forme les documents, notamment avec une feuille de style ;
Évaluer et hiérarchiser des besoins ;
Savoir planifier et respecter les délais ;
Savoir gérer les aléas ;
S’adapter aux différents interlocuteurs ;
Filtrer et orienter les informations.
Savoir-être :
Autonomie et réactivité ;
Capacité d’adaptation ;
Sens de l’organisation et de l’anticipation ;
Réactivité et rigueur ;
Sens du relationnel et de la confidentialité.
Géolocalisation du poste : 3 rue de Valois 75001 Paris

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