Administrateur.trice de production

Description de l’organisme

L’Arcal, compagnie nationale de théâtre lyrique et musical, qui a fêté ses 40 ans lors de la saison 2023-24, a pour ambition de toucher toutes sortes de public à travers l’art vivant qu’est l’opéra, en créant et diffusant des spectacles (40 à 60 représentations par an) rassemblant des artistes pour chaque projet, sous la direction artistique de Catherine Kollen.

Ses spectacles couvrent un répertoire large (de Monteverdi à aujourd’hui) et réunissent pour chaque projet des créatrices/créateurs et des interprètes de toutes disciplines (musique, théâtre, danse, vidéo, marionnettes…), dans des formes variées (de 2 à 60 personnes en tournée), dans des opéras et théâtres, mais aussi hors les murs (écoles, cafés, prisons…) et pour toutes sortes de publics (de la maternelle au grand âge).

L’Arcal est devenu organisme de formation certifié Qualiopi en 2024 et a lancé Jeune Scène Lyrique, un programme unique de professionnalisation de jeunes chanteurs et chefs de chant.

L’Arcal mène un travail de diffusion auprès des théâtres professionnels sur toute la France et un travail d’action territoriale approfondi vers les publics d’Île-de-France, ainsi que des résidences de création ou territoriales.

Cette diffusion des spectacles s’accompagne d’un vaste programme d’action artistique et culturelle à l’attention de différents publics et territoires ; territoires ruraux et urbains, établissements scolaires et conservatoires, ehpad, hôpitaux, prisons, personnes en situation de vulnérabilité…

La communication institutionnelle ou des spectacles est essentielle à la réussite de ces partenariats multiples.

L’Arcal gère également un lieu de fabrique à Paris où sont accueillis artistes et compagnies : studios de répétitions, atelier couture, espaces de stockage, bureaux.

L’équipe permanente actuelle rassemble 6,5 ETP (Directrice / Administrateur / Secrétaire Générale / Directeur Technique / Administratrice de production / Chargée de Production / Chargé de la Communication et des Actions Artistique / Conseillère pédagogique) ainsi qu’une centaine d’intermittents chaque année.
Budget : environ 1,3 M € dont 50% de subventions publiques. Association sans but lucratif.

Partenaires publics institutionnels : DRAC Île-de-France, Région Île-de-France, Ville de Paris, Essonne

Partenaires au projet : CNM, Spedidam, FCL, Caisse des Dépôts et Consignations, Fondation Safran

Plus d’informations sur le projet, les spectacles et l’équipe : www.arcal-lyrique.fr

Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice et de l’Administrateur, l’Administrateur.trice de production sera chargé.e d’administrer, planifier, organiser, superviser et accompagner la réalisation des programmes du pôle Fabrique Professionnelle.

Il.elle assurera le management du chargé de production et d’éventuels stagiaires.

De manière générale, il.elle assurera ses missions en bonne coordination avec les cadres du comité de direction :

. Directrice générale et artistique pour tout ce qui a une incidence sur l’artistique

. Administrateur pour le financement, les budgets, le juridique et l’organisation au quotidien

. Secrétaire générale pour la diffusion des spectacles, l’action territoriale et la communication

. Directeur technique pour les aspects techniques des spectacles et de la formation

ainsi que les autres membres de l’équipe.

Détail des missions :

PÔLE : Fabrique professionnelle

Le pôle Fabrique professionnelle comprend 3 axes :

Axe SPECTACLES : création, reprise, tournée des spectacles – 1 création par an, 40 à 60 représentations de 6 à 8 spectacles

Axe FORMATION : formation professionnelle Jeune Scène Lyrique – 81 jours d’ateliers, 35 stagiaires, 15 formateurs

Axe INSPIRATION(S) : liens entre création artistique et société – programme en émergence

OBJECTIFS, INDICATEURS & BILANS DU PÔLE

• Vérifier l’adéquation de la réalisation de l’activité avec les objectifs de la structure et de ses partenaires
• Réaliser les bilans des activités (amélioration continue, statistiques, bilans et évaluation formation…)

PLANNING GENERAL DU PÔLE

• Coordonner le planning général des activités du pôle (répétitions, spectacles, ateliers de formation professionnelle)
• Planifier l’activité ainsi que l’organisation du travail pour cette activité

BUDGET GENERAL DU PÔLE

• Réaliser régulièrement le rapprochement budget-comptabilité pour le pôle

PROGRAMMES : Création des spectacles & ingénierie pédagogique

• Créer et actualiser la Fiche Programme pour chaque spectacle dans l’appli Arcalyr (logiciel Filemaker)

ŒUVRES DU SPECTACLE

• Négocier et superviser les commandes aux auteurs.trices
• Planifier et superviser les demandes de droits d’exploitation des œuvres et leur renouvellement
  • Organiser la réalisation et/ou négocier la location du matériel d’orchestre, de la traduction du livret, des surtitres

FORMATION

• Elaborer l’ingénierie pédagogique : objectifs, déroulé, scénarios pédagogiques, documentation
• Elaborer, suivre et rassembler les éléments de preuve des procédures Qualiopi en vue des audits
• Définir le planning général du cycle de formation en fonction des disponibilités et du budget

ENCADREMENT ARTISTIQUE

• Participer à l’élaboration du cycle de formation avec les Conseillers pédagogiques, la Directrice puis les formateurs
• Vérifier les disponibilités et négocier l’engagement des équipes de création (musique, scène, formateurs) selon le budget

CHOIX ARTISTIQUES & TECHNIQUES DU SPECTACLE

• Rédiger le cahier des charges avec le Directeur technique sous la validation de la Directrice
• Intégrer les choix artistiques validés et les communiquer et coordonner avec toutes les parties prenantes
• La construction des décors et costumes et la Fiche technique sont réalisées et suivies par le Directeur technique

ELEMENTS-TYPE DU SPECTACLE

• Créer une distribution-type de tournée pour chaque spectacle, une fois les auditions terminées
• Remplir et actualiser les budgets-types des tournées et grilles de rémunération de chaque spectacle
• Créer un planning-type de tournée pour chaque spectacle

COMMUNICATION

• Superviser la transmission des éléments nécessaires au chargé de la communication pour les auditions et les spectacles

PROJETS : Répétitions & séries de représentations, cycles de formation professionnelle

• Créer et superviser l’actualisation de la Fiche Projet pour chaque projet (spectacle & formation) dans Arcalyr

BUDGETS : Prévision et réalisation

• Remplir le budget prévisionnel de chaque projet dès son esquisse à partir du budget-type à adapter au projet
• Actualiser les budgets prévisionnels à chaque changement et engagement (devis, négociations)
• Suivre les recettes directes du pôle (cessions, frais annexes, CISV, pass culture, coréalisation, formation professionnelle)
• Superviser l’engagement et le suivi des dépenses de production par le chargé de production dans le cadre budgétaire
• Superviser l’imputation comptable et analytique par le chargé de production lors de la transmission aux plateformes
• Réaliser régulièrement le rapprochement budget-comptabilité

PARTENAIRES (coproducteurs, programmateurs, orchestres, fournisseurs, AFDAS, Qualiopi…)

• Intégrer et suivre les objectifs et processus liés aux conventions financières, à la certification Qualiopi et à l’AFDAS
• Développer les relations avec les partenaires nécessaires à l’activité, assurer la coordination avec eux
• Réaliser des devis avant chaque contrat de cession, y compris de VHR (voyage hébergement repas) pour une offre
• Négocier les détails des contrats et les rédiger (coproduction, partenariat) ou les éditer (cession)
• Assurer la facturation
• Suivre le financement de la formation professionnelle par l’AFDAS

PLANNINGS

• Elaborer le planning en fonction des disponibilités des équipes, contraintes des lieux, budget et choix artistiques
• Planifier les objectifs, scénarios, matériels, documentation, évaluation de chaque session avec chaque formateur
• Superviser le suivi des disponibilités, négocier et faire vivre les périodes optionnées auprès des artistes
• Coordonner les plannings avec la Secrétaire générale, le Directeur technique, la Directrice
• Superviser les recherches de lieux de répétition

RECRUTEMENT

• Planifier et lancer la communication des recrutements (auditions), superviser leur organisation puis les réponses
• Vérifier les disponibilités et négocier l’engagement selon une grille de rémunération définie et le budget, y compris avec les agents, et coordonner avec le Directeur technique les disponibilités et grilles des techniciens

CONTRATS & PAYES

• Actualiser les modèles de contrats en lien avec l’administrateur et la veille juridique
• Superviser le chargé de production dans l’édition des contrats d’engagement, des DPAE, des transmissions de paye
• Superviser le chargé de production dans l’édition des devis et contrats de formation professionnelle
• Coordonner le suivi et les changements de parcours de formation professionnelle

RÉALISATION

• Coordonner la bonne circulation des informations pour l’ensemble des acteurs du projet
• Vérifier la réalisation de l’activité dans le cadre des objectifs et du budget
  • Superviser le chargé de production dans la réalisation des activités :
  -logistique des salles et matériels, logistique des déplacements et hébergements, feuilles de route ;

-formation : suivi administratif, documents, suivi des présences, évaluations, questionnaires, bilans
• Superviser les échanges avec la communication/action culturelle (communication, captation, EAC, invitations)

BILAN
• Superviser l’alimentation par le chargé de production des questionnaires, fréquentations des spectacles, suivi des incidents, amélioration continue, et réaliser la synthèse des bilans pour les parties prenantes et la direction