Agent d’accueil - secrétariat (H/F)

Envie de découvrir le monde associatif ? Attiré(e) par le patrimoine, l’évènementiel, la culture …

La Chartreuse de Neuville, Centre Culturel de Rencontre labellisé par le Ministère de la Culture,

est un site exceptionnel, situé sur la Côte d’Opale, au pied de Montreuil-sur-Mer. Sa riche histoire de presque 700 ans n’est pas uniquement celle d’un monastère Chartreux. Ce bâtiment abrita un sanatorium, un phalanstère d‘artistes, le plus grand hôpital civil belge de la Première Guerre Mondiale, et un hospice-asile durant la majeure partie du XXème siècle. Inspirée par cette histoire, notre association œuvre pour que la Chartreuse de Neuville soit un lieu d’expériences et d’intériorité permettant à chacun de se (re) connecter à soi et aux autres, de contribuer à inventer l’avenir.

La Chartreuse de Neuville accueille 19 000 personnes par an. Elle est ouverte toute l’année pour les groupes, les entreprises et organisations, personnes fragilisées, familles et établissements scolaires ; d’avril à octobre pour les particuliers. Son équipe est composée de 14 salariés, de volontaires en service civique, de stagiaires et de bénévoles.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) agent d’accueil/secrétaire en contrat à durée déterminée. Sous la responsabilité de la Direction, vous offrirez un premier accueil chaleureux, assisterez administrativement l’équipe et serez un support indispensable au bon fonctionnement de la saison.

MISSIONS :

Gestion administrative :

Accueil physique et téléphonique (renseignements, traitements et transmissions),
Traitement et rédaction des courriers, emails, mise sous pli et affranchissement,
Traitement administratif de dossiers et du secrétariat,
Réalisation de missions d’assistanat pour le pôle de la Direction,
Organisation de réunions/rendez-vous, de convocations aux assemblées générales (AG) et conseil d’administration (CA),
Réalisation de copies, classement et archivage des documents.

Gestion associative :

Information auprès des visiteurs sur les différentes activités et orientation des demandes vers les membres de l’équipe,
Suivi des inscriptions aux manifestations, ateliers et réunions,
Participation à la diffusion de la programmation du Centre Culturel et à sa logistique,
En cas de besoin : gestion de la billetterie et, si nécessaire et en fonction de vos aptitudes, animation de visites guidées.

COMPETENCES :

Rigueur, autonomie, grande capacité d’adaptation et polyvalence
Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office et ERP)
Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (bénévoles, salariés, visiteurs, donateurs et partenaires de l’Association…)
Très bonne présentation, souriant(e), sens pratique, réactivité et capacité d’organisation