Assistant événementiel H/F

  • Stage
  • Annecy, France
  • Publié il y a 2 mois
  • Les candidatures sont actuellement fermées.

CITIA Festival international du film d’animation

Les offres d'emplois de CITIA FESTIVAL INTERNATIONAL DU FILM D'ANIMATION

CITIA est un centre de ressources et de compétences dans le domaine de l’image et des industries créatives, qui se décline autour de trois axes : la culture, l’économie et les formations.

Dirigé par Mickaël Marin, CITIA organise le Festival international du film d’animation et le Mifa. Il contribue également au développement économique local par une offre de formations, un soutien aux entreprises du secteur et l’animation du lieu totem des Papeteries – Image Factory.

Dans le cadre de la préparation de la prochaine édition du Festival international du film d’animation d’Annecy (du 14 au 19 juin) et de son Marché (du 15 au 18 juin), CITIA recherche un stagiaire pour le service Accueil des publics.

En renfort dans ce service, qui gère les aspects accréditations, invitations, billetterie, hébergement, transport, contrôle d’accès et gestion des bénévoles, le stagiaire assistera et secondera le service sur toutes les phases de l’avancement du projet Annecy 2021. La personne recrutée assurera les missions suivantes, sous la responsabilité de la responsable du service :

En amont de l’événement

  • En charge de l’opération Coupons repaspour les bénévoles et membres de jury : estimation des besoins, relationnel avec une vingtaine de restaurateurs, mise en place des coupons avec le service Communication, préparation des kits pour les restaurateurs
  • En charge du transport de 200 invités (mission principale de ce stage, en lien avec un prestataire)
    • Transferts aéroport/gare Annecy: réception des formulaires transfert, relances, saisie des informations dans la base de données, envoi des confirmations, relationnel avec les participants par courriel ou téléphone, suivi administratif et coordination avec le prestataire
    • Transferts intramuros: gestion de planning des invités, coordination des véhicules, gestion dernière minute
    • Point Accueil Transport: planning et formation des équipes, préparation de l’accueil
  • Pilotage du projet Bagagerie: dans le cadre de mise en place d’un nouveau service gratuit pour l’ensemble des festivaliers, estimer le besoin en bénévoles et en staff, mettre en place la signalétique et assister à la mise en place de formation des équipes et suivi sur place
  • Accréditations Annecy 2021
    • En charge des accréditations de l’équipe bénévole (environ 450 bénévoles)
    • Soutien à l’équipe dans la gestion des autres accréditations
  • Contributions aux autres tâches indispensables pour le bon déroulement de l’événement
    • Mise en place d’une offre des vélos et parkings vélos sur Annecy
    • Mise en place de communication sur les transferts sur place

Pendant l’événement

  • Suivi et gestion des transports des invités (aéroport et intramuros), en relation avec le prestataire, les chauffeurs, les invités et les différents services de CITIA
  • Suivi et gestion de l’équipe des bénévoles
  • Suivi du bon déroulement du service Bagagerie

Après l’événement

  • Élaboration des bilans chiffrés (transferts, bagagerie…)
  • Contribution au bilan du service pour favoriser l’amélioration continue

Vous pourrez être associé(e) à tout autre projet mis en place par le service.

Profil recherché

  • Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, parlé) – participants en provenance de 92 pays
  • Bonne maîtrise des outils informatiques de base : traitement de texte, classeur, base de données, logiciel de messagerie
  • Sens de l’organisation et de la logistique : organisée, dynamique, réactif·ve
  • Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et diplomatie
  • Esprit d’équipe
  • Bonne gestion du stress
  • Capacité à travailler en autonomie
  • Sens de l’initiative

4 à 6 mois, dates à convenir entre janvier et juin, (minimum : du 2 mars au 25 juin)

Stage conventionné uniquement

Gratifications selon les dispositions légales

Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité du 31 mai au 19 juin)

accueil|évenementiel|festival|logistique|organisation



Détails de l’offre d’emploi