Chargé(e) de missions commerciales et événementiel


Association du Domaine du Rayol

ASSOCIATION DU DOMAINE DU RAYOL

Missions globales :
– Assurer la gestion des réservations de groupes (adultes et scolaires) et de séminaires
– Assurer la gestion des inscriptions et de la logistique des ateliers et formations
– Etre le (la) référent(e) du logiciel de billetterie « Ressources »
– Organiser le festival « Soirées romantiques » : concerts classiques et musique méditerranéenne en plein air (6 dates sur juillet et août)
– Contribuer à la gestion de l’ensemble des événements organisés au Domaine du Rayol

Missions principales :
Service Développement & Qualité : 50 %
Réservations des groupes et séminaires :
 Gestion des réservations des groupes et des séminaires : renseignements des clients, gestion des dossiers de réservation (devis, contrat de réservation, relance, confirmation/annulation), mise à jour des plannings, fiche de suivi avec les différents services et inscription sur le calendrier partagé
 Travail en collaboration avec le Responsable Développement & Qualité pour l’organisation de séminaires « à la carte »
 Développement de l’offre et des ventes
 Contribution à la réalisation de bilans d’activités
Gestion des formations et ateliers :
 Gestion des réservations des formations et ateliers : renseignements des clients, gestion des dossiers de réservation (devis, contrats ou conventions, convocations, relance, confirmation/annulation), mise à jour des plannings, fiche de suivi avec les différents services et inscription sur le calendrier partagé
 Suivi des conventions avec les différents prestataires
 Développement de l’offre et des ventes
 Logistique et accueil des participants (formateurs et clients) en collaboration avec le Service Accueil
 Suivi : questionnaires de satisfaction et analyse de l’activité
Référent(e) logiciel de billetterie « Ressources » :
 Veille, paramétrage et vente en ligne, en collaboration avec le service Accueil
 Gestion des équipements liés, en collaboration avec le Service Accueil
 Contact support & suivi de maintenance (corrective et évolutive)

Service Communication & Evénementiel : 50%
Organisation du festival « Soirées romantiques » :
 Pilotage du Festival : suivi des contrats (artistes, assurances, déclarations SACEM…), logistique générale (réservation du matériel, des logements, des transports), coordination avec les différents services (régie, restaurant, accueil, communication) et les prestataires
 Travail en collaboration avec la directrice artistique des concerts classiques et les agents des artistes programmés
 Programmation du concert de musique méditerranéenne
 Gestion des ventes des places de concert et des dîners : paramétrage, plan de salle, ventes (en ligne, par téléphone et sur place), suivi des réservations, gestion de la caisse les soirs de concerts (clôture)
 Référent(e) sur site pour les concerts. Relations publiques (artistes, bénévoles, VIP)
 Réalisation du bilan d’activités
Gestion des événements :
 Gestion en collaboration avec la Responsable Communication & Evénementiel de « Gondwana, la fête des plantes méditerranéennes » (début octobre) : gestion des inscriptions, relations avec les exposants, participation au montage du programme, coordination logistique, promotion de l’événement
 Participation à l’organisation et la promotion des événements du Domaine du Rayol, notamment : Vive le printemps (mars) – Rendez-vous aux Jardins (juin) – Journées du Patrimoine (septembre) – Portes Ouvertes (décembre)

Situation fonctionnelle :
Poste placé sous l’autorité de la Directrice et la responsabilité hiérarchique conjointe du Responsable Développement & Qualité et de la Responsable Communication & Evénementiel. CDD de 1 an avec possibilité de CDI, Groupe D, coefficient 300, soit un salaire mensuel brut de 1 896€
Employeur : Association du Domaine du Rayol, association loi 1901, reconnue d’intérêt général, assurant la gestion du Domaine du Rayol, Le Jardin des Méditerranées, propriété du Conservatoire du littoral. Convention collective nationale de l’Eclat (Ex-Animation).
Effectif ETP au 31/12/2020 = 30,65

Spécificités du poste :
Poste à temps complet (35 heures hebdomadaires)
Travail pouvant être effectué les week-ends et jours fériés et en soirées.
Le poste est réparti à 50 % sur les missions commerciales et à 50 % sur les missions événementielles

Diplôme : Niveau bac +5

Compétences requises et expérience professionnelle : 2 ans minimum d’expérience professionnelle dans le secteur du tourisme et/ou de l’événementiel ; Qualités rédactionnelles ; Maîtrise de l’anglais écrit et parlé ; Maîtrise du pack Office. La maîtrise de logiciels de billetterie et de PAO serait un plus. Sensibilité en matière d’environnement, de développement durable et de culture.

Qualités humaines attendues : Grande capacité d’organisation, autonomie, rigueur, sens du contact et bonne capacité de résistance au stress. Goût du travail en équipe indispensable. Disponibilité requise.