Chargé/e de gestion administrative

Placé sous la tutelle de Toulouse Métropole, l’Établissement public du Capitole regroupe l’Opéra national du Capitole, l’Orchestre National et la Halle aux grains depuis le 1er janvier 2023. Il a pour mission de produire et diffuser des spectacles lyriques, musicaux, chorégraphiques et des concerts symphoniques, développer la vie musicale et le rayonnement à l’échelle régionale, nationale et internationale, sensibiliser et éduquer artistiquement tous les publics et participer à la formation et à l’insertion des professionnels du secteur.

L’Établissement public du Capitole compte parmi les plus grandes institutions culturelles françaises en région et comprend notamment un orchestre, un choeur, un ballet et une maîtrise. Il emploie plus de 400 collaborateurs permanents, parmi lesquels il compte des artistes, des techniciens et des équipes administratives. Il propose en moyenne 150 levers de rideaux à Toulouse et 50 à 80 dates en tournée par saison, correspondant à plus de 220 000 spectateurs annuels.

MISSIONS :

Sous la responsabilité de la Directrice générale adjointe déléguée aux ressources, vous avez pour mission :
– Gestion des instances : à ce titre, vous organisez et planifiez les CA. Vous accompagnez les services dans la phase préparatoire et réalisez la
mise en forme de l’ensemble des délibérations. Vous assurez le suivi des convocations, du contrôle de la légalité, de publication. Enfin, vous
rédigez les comptes rendus, actualisez le tableau des différents actes, et réalisez les registres des délibérations et des arrêtés.
– Gestion administrative des marchés publics : vous organisez les Commissions d’Appels d’Offres et les commissions marchés. A ce titre, vous
avez en charge la création de l’ensemble des consultations sur le site Internet , la gestion de la notification des marchés et des courriers de
rejets, ainsi que la rédaction de différents actes liés à l’exécution des procédures. Vous assurez le suivi des tableaux de bord de planification
des marchés et des contrats.
– Assistance de la direction : vous assurez l’accueil téléphonique et physique, organisez les agendas et planifiez les réunions. Vous êtes à ce titre sollicité également pour l’assistanat de la directrice générale, en fonction des plannings d’activité et de congés. Vous réalisez la présentation des dossiers.
Vous répondez aux enquêtes professionnelles et suivez la réalisation des rapports d’activité
En complément, vous participez à l’organisation des temps de communication interne et moments de convivialité.