Chargé(e) de production

Particularités du poste : 

Brève présentation du Tympan : 

Le Tympan est une association d’intérêt général qui existe depuis presque 30 ans et qui a comme objet premier la promotion et la diffusion du jazz et des musiques improvisées. Il dispose d’une yourte de concert équipée et d’une capacité de 49 spectateurs installée au Parc Claude Decaen à Caen.

L’association y organise une quarantaine de concerts : musiciens nationaux, boeufs, concerts d’élèves, matchs d’impro… Le Tympan a ainsi accueilli Claude Tchamitchian, Franck Tortiller, Pierre Durand, Clément Janinet, Céline Bonacina,  Alban Darche, Gaël Horellou, Mathieu Donarier…

Elle propose également une quinzaine de dates hors-La-Yourte, partout en Normandie et une série de concerts estivaux dans la Cour d’Escoville au centre ville de Caen, en août.

Le Tympan soutient la création jazz normande par différents moyens : portage administratif, résidence, tournée, répétitions…

Enfin, Le Tympan propose des pratiques collectives amateurs ouvertes à tous y compris et surtout aux non musiciens : Brass Band, ensemble vocal, orchestre…

Le Tympan est une association qui a peu de moyens mais qui compense avec une équipe de bénévoles et salariée dynamique, motivée, enthousiaste et très impliquée !

Définition du poste : 

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’association,

vous assurez la production pour le projet global de l’association

• contribution à la recherche et à la pérennisation des subventions
• élaboration des montages financiers des projets

vous assurez la production de concerts :

• contrats avec les musiciens,
• conventions avec les salles,
• gestion de l’accueil des musiciens (transport, hébergement, repas…),
• feuilles de route…

vous assurez conjointement avec la coordinatrice le travail administratif du Tympan:

• co-élaboration des budgets (prévisionnel, réels… global et par projets)
• co-rédaction des demandes de subventions
• assurer la recherche de subventions

En relation avec le cabinet comptable vous leur transmettez les pièces comptables.

Enfin, vous aidez à l’organisation des soirées organisées par l’association, dans sa Yourte ou ailleurs.

Savoir faire :

• maîtriser excel et les outils informatiques
• connaître la législation et savoir où chercher l’information législative relative au milieu du spectacle vivant
• connaître le milieu culturel
• disposer d’aptitudes rédactionnelles et maitriser l’orthographe
• disposer du permis B

Savoir être :  

• Vous avez envie de vous investir dans un projet associatif musical
• Vous faites preuve de rigueur, de précision et vous savez vous organiser
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et les calculs
• Vous êtes force de proposition et vous savez prendre des initiatives
• Vous savez vous adapter rapidement aux changements et aux imprévus
• Vous aimez les relations humaines et vous savez travailler en équipe dans une relation de confiance avec vos coéquipiers
• Vous aimez la musique

Fiche de poste – Chargée de production

Production : 

Pour le projet associatif global : 

– co-élaboration des budgets avec la coordinatrice

– participation au montage financier des productions conjointement à la coordinatrice

Recherche de nouvelles subventions, pérennisation des anciennes subventions

– rédaction et suivi des dossiers de subvention conjointement à la coordinatrice

Rédaction conjointe, préparation des budgets prévisionnels et bilans

– réalisation des déclarations liées aux spectacles et à l’existence de l’association:

Déclarations et paiements CNM/SACEM

Pour les projets, concerts et actions culturelles :

– établissement des devis, contrats de cession, de prestation, de co-réalisation, de coproduction, d’assurance et de location de la Yourte, les conventions

– établissement des factures et suivi de leur règlement

– établissement des notes de frais du personnel

– coordination  des interventions des artistes, les conditions de leur accueil, de leur hébergement, de leur transport

Hébergement, repas et déplacements des musiciens, préparation loge

– coordination de l’organisation pratique des concerts : catering, billetterie, feuilles de route, gestion…
– suivi les budgets liés aux projets, concerts et actions culturelles

– participation à l’accueil artiste

– vérification du bon déroulement des événements

– supervision, avec la coordinatrice, du travail des bénévoles (adhésions, inscriptions aux pratiques collectives, courses…)

Comptabilité : 
– transmission des pièces comptables et liens avec le cabinet comptable

Secrétariat :

– centralisation, transmission et répartition des informations (sollicitations de projets, appels à projets, nouvelles sub pour les musiciens, demande de RDV d’un partenaire…)
– veille du secteur avec réseaux et syndicat

– co-rédaction des bilans d’activités