Chargé.e d’Administration

En collaboration avec le comptable externe et les chargé.e.s de projet, le/la Chargé(e) d’administration sera en charge de l’administration générale de la structure.

Missions

– Gestion du courrier postal et de la messagerie.
– Prise en charge des appels téléphoniques.
– Établissement des factures Clients sous couvert des Chargé.e.s de Projets, en collaboration avec la Chargé(e) de développement et sous contrôle du Comptable.
– Vérification des pièces comptables :
o Contrôle et validation des factures Fournisseurs et des notes de frais selon les règles en vigueur au sein de l’Association.
o Transmission régulière au Comptable selon la procédure en vigueur.
o Tenue de la caisse avec arrêté mensuel contrôlé par le Comptable.
– Établissement des dossiers de subvention en lien avec le.la Chargé.e de développement sous couvert des Chargé.e.s de Projets concernés.
– Gestion des Subventions, tenue du tableau de suivi (demande, attribution, affectation).
– Établissement et suivi du budget de l’association en harmonie avec l’équipe dirrigeante.
– Suivi des contrats de location (bureau, stockage, téléphone, Internet, électricité, etc.)
– Gestion des fournitures de bureau dans le cadre du budget alloué.
– Respect des procédures de bonne utilisation du matériel informatique et des logiciels en harmonie avec le Responsable informatique, y compris sauvegarde régulière des données.

Compétences possibles à acquérir en fonction de l’évolution du poste

Gestion du Personnel permanent et intermittent, selon les instructions de la Direction de l’Association
– Établissement des contrats sur la base des informations fournies par les Chargés de Projets (responsables des données contractuelles)
– Traitement des salaires et déclarations sociales
– Strict respect des procédures en place

Gestion comptable, sous l’autorité du Trésorier
– Prise en main de l’outil de suivi de trésorerie
– Règlement des factures et des notes de frais
– Paiement des salaires et des charges sociales
– Classement, suivi et archivage des documents comptables
– Participation à la clôture annuelle des comptes en lien avec le Trésorier
– Suivi du reporting financier de chaque projet en collaboration avec les Chargés de Projets (comptabilité analytique).

Profil du candidat

Expérience
– Une expérience sur un poste associatif similaire serait un plus
– Formation en gestion demandée (minimum Bac + 2)
– La maîtrise d’un logiciel comptable courant serait appréciée
– Une compétence en matière de suivi budgétaire serait appréciée
– Maîtrise des logiciels courants, indispensable (Word, Excel)

Qualités
– Rigueur dans le travail, sens de l’organisation
– Esprit de collaboration active avec les différents membres de l’Association (équipe dirigeante, salariés permanents et intermittents, bénévoles)
– Respect du travail et des attentes de chacun.
– Intérêt pour les objectifs de l’Association, dont en particulier :
o Accès à la culture pour tous
o Création de spectacles vivants
o Développement humain et culturel sur le territoire Jura-Nord
– Capacité d’initiative et de travail en équipe (cf. profil de l’Association).
– Bon relationnel.

Conditions et Contact
– Candidature à envoyer par courrier (La Carotte, 37 Grande Rue, 39700 ORCHAMPS) ou par mail ([email protected]) avant le 9 juin
– Poste à pourvoir le 26 juin 2023
– Conditions : emploi en CDI à 35h annualisées – Salaire brut de 1650 € à 2100 € – A déterminer en fonction de votre profil
– Contact : Caroline GUIDOU, comédienne, coordination artistique – [email protected] – 06 14 91 14 63