Responsable Evénementil H/F

  • CDD
  • Annecy
  • Publié il y a 1 mois

Poste Responsable Accueil des publics – remplacement congé maternité
Type de contrat CDD en remplacement d’un congé maternité
Service Accueil des publics
Dates CDD à partir de novembre et jusqu’au retour de la salariée absente (6 mois au minimum) Lieu ANNECY

Contexte
Le service Accueil des publics est en charge de plusieurs pôles ayant pour vocation de faciliter les accès et la mobilité des festivaliers.

Il regroupe :
. Le recrutement du personnel “renfort” de l’événement
. La gestion et le développement de la base de données
. La gestion des accréditations
. La gestion du support client regroupant le standard téléphonique, les Points d’information et un outil de SAV en ligne
. La gestion des accueils du Festival et du Mifa
. La billetterie et le système de contrôle d’accès en salles de projection et au Mifa
. Le transport des participants et des invités

La ou le responsable de service est membre du comité de pilotage de la structure.
Le service se compose de cette personne et d’une chargée de projets accréditations et support client à manager. Le service accueille jusqu’à 60 renforts (arrivée échelonnée entre janvier et juin).

Missions
En transversal
Management du service
. Accompagnement et suivi de l’équipe (plannings, suivi des heures, formation…)
. Animation de réunions de service
. Transmission d’informations liées à d’autres réunions (comités de pilotage, réunions interservices…)

Recrutement
. Évaluer les besoins, rédiger les offres de postes
. Convoquer, mener les entretiens et sélectionner les candidats retenus
. Préparer l’arrivée des personnes intégrant le service

Bilans
. Réunir l’intégralité des bilans du service et synthétiser l’ensemble en proposant des solutions pour la suite
. Établir un plan d’action pour l’automne suivant

Gestion des pôles suivants en direct (avec une personne dédiée par pôle)

Billetterie
. Évaluation des besoins pour l’édition à venir
. Rédaction ou mise à jour du cahier des charges
. Relationnel avec le prestataire : contrat, rétroplanning, facturation
. Mise en place des quotas de billetterie : accrédités et grand public
. Mise en place des supports avec le service Communication (textes web et print, billets papier)
. Suivi des réservations, vente en caisse et réajustements si besoin

Accueil en salles de projection et contrôle d’accès Marché du film
. Recenser besoins en fonction des évolutions de programme : nouvelles salles, nouveaux événements
. Mise à jour des procédures d’accueil, d’accès, des plans d’installation
. RDV avec les responsables des salles de projection et responsables projets en interne
. Suivi de recrutement et d’affectation de personnel
. Suivi de l’installation de nos équipements dans chacun des lieux
. Commande de signalétique, vérification, relecture et suivi de la pose
. Suivi de l’organisation de la formation des équipes d’accueil
. Suivi du déroulement des séances principales sur place

Bénévoles
. Suivi des besoins, inscriptions et relances
. Suivi des affectations et plannings

Transports
. Évaluation des besoins spécifiques à l’édition
. Mise à jour des cahiers des charges
. Mise à jour et test des outils et formulaires en amont de l’ouverture des inscriptions
. Réunion avec les prestataires de transport partenaires
. Suivi des inscriptions, bugs ou difficultés

Gestion des pôles suivants avec la chargée de projets

Accréditations
. Coordination des réunions pour mise en place des besoins et redéfinition de l’offre avec les autres services
. Mise à jour documents de travail : textes, outils, accès, tarifs, etc.
. Gestion du système de badges
. Suivi régulier des avancées, bugs et difficultés
. Reporting des statistiques de fréquentation au fil des mois

Support client
. Mise en place et suivi de l’outil SAV et du standard téléphonique
. Suivi régulier des avancées, bugs et difficultés

Accueils du Festival et du Mifa
. Coordination avec les services Logistique et SI pour la mise en place des lieux d’accueil
. Suivi de la mise en place des formations par la chargée de projets (procédure, organisation de temps de formation, outil de test…)

Base de données
. Mise à jour de fiches professionnelles et de différents modèles de travail, exports de données

Profil recherché
• Aptitude au management d’une équipe (expérience souhaitée)
• Gestion de ressources humaines (plannings, gestion des heures)
• Sens de l’organisation et de la logistique
• Bonne maîtrise des outils informatiques de base
• Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et de la diplomatie
• Bonne gestion du stress
• Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, parlé)

À la recherche de tous les talents, CITIA s’engage en faveur de la diversité. Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires
Rémunération : selon le profil
Statut cadre
Du fait de la fermeture de l’établissement, les semaines 51 et 52 seront prises sans solde.

Candidature

CV + lettre de motivation à adresser à : [email protected]
• Réf. annonce à rappeler impérativement en objet : ADP RESP 2022
• Prise de poste : mi novembre

Taille Max : 8 Mo



Détails de l’offre d’emploi