STAGE assistant·e au service Accueil des publics

  • Stage
  • Annecy
  • Publié il y a 1 mois

Service Accueil des publics
Durée De 4 à 6 mois, dates à convenir entre janvier et le 2 juillet
(au minimum : du 1er mars au 2 juillet) Lieu ANNECY

Contexte
Dans le cadre de la préparation de la prochaine édition du Festival international du film d’animation d’Annecy (du 13 au 18 juin), CITIA recherche un ou une stagiaire pour le service Accueil des publics.

Missions
En renfort dans ce service, qui gère les aspects accréditations, invitations, billetterie, transport, contrôle d’accès et gestion des bénévoles, le stagiaire assistera et secondera le service sur toutes les phases de l’avancement du projet Annecy 2022.
La personne recrutée assurera les missions suivantes, sous la responsabilité de la responsable du service :

En amont de l’événement :

Prise en main de la gestion des transferts Invités et Payants
 Comprendre nos systèmes de réservation et le fonctionnement interne
 Prendre connaissance des éditions précédentes, des différents publics du Festival, du cahier des charges Transports de participants
 Mettre en place les textes pour le site web et les formulaires de réservation

En charge du transport de 200 invités
 Transferts aéroport/gare Annecy : réception des formulaires de transfert, relances, saisie des informations dans la base de données, envoi des confirmations, relationnel avec les participants par courriel ou téléphone, suivi administratif & coordination avec le prestataire
 Transferts intramuros : gestion du planning des invités, coordination des véhicules, gestion dernière minute
 Point Accueil Transport : planning et formation des équipes, préparation de l’accueil

Préparation de la mission transferts Payants
 Faire le lien avec le prestataire
 Mettre en place base de données et supports de formation

En charge de l’opération Coupons repas pour les bénévoles : estimation des besoins, relationnel avec une vingtaine de restaurateurs, mise en place des coupons avec le service Communication, préparation des kits pour les restaurateurs.

Accréditations Annecy 2022 : soutien à l’équipe dans la saisie des accréditations

Pendant l’événement :
 Suivi et gestion des transports des invités (aéroport & intramuros), en relation avec le prestataire, les chauffeurs, les invités et les différents services de CITIA
 Suivi et gestion de l’équipe des bénévoles de l’accueil Transports

Après l’événement :
 Élaboration des bilans chiffrés (transferts, bagagerie…)
 Contribution au bilan du service pour favoriser l’amélioration continue

Le stagiaire pourra être associé à tout autre projet mis en place par le service.

Profil recherché
• Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, parlé) – participants en provenance de 92 pays
• Bonne maîtrise des outils informatiques de base : traitement de texte, classeur, base de données, logiciel de messagerie
• Sens de l’organisation et de la logistique : organisé·e, dynamique, réactif·ve
• Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et diplomatie
• Esprit d’équipe
• Bonne gestion du stress
• Capacité à travailler en autonomie
• Sens de l’initiative

Informations complémentaires
Stage conventionné uniquement
Gratifications selon les dispositions légales
Horaire aménagé sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité du 30 mai au 18 juin).

Candidature

CV + lettre de motivation à adresser à [email protected] avant le 15 novembre

Taille Max : 8 Mo



Détails de l’offre d’emploi