Service Civique Accueil invités et animations autour des projections

Chargé/e des invités, tâches de logistique, planning et accueil des invités.

LOGISTIQUE INVITÉS
– Relation et suivi des réservations hôtels.
– Contact avec les invités espagnols et français dès le mois de juin pour organiser la venue de chacun d’eux : réservation de billets et hôtels. Contact continu avec eux pour répondre à leur question, fixer les dates de projection et de voyage.
– Suivi rigoureux des factures et du budget de Voyages.
– Élaboration du planning d’activités de tous les invités.
– Création de quelques supports papiers destinés aux invités (guide du festival, guide de la Ville, trombinoscope des invités).

ACCUEIL DES INVITÉS PENDANT LE FESTIVAL
– Avec l’aide de bénévoles, préparation des matériels de communication à donner aux invités.
– Impression et suivi des changements de plannings de tous les invités.
– Coordination de l’équipe d’accueil invités, formation et encadrement de toutes les personnes qui participent de l’accueil des invités.
– Accompagnement des invités pendant leur séjour à Toulouse.

TRAVAIL AVEC BÉNÉVOLES
– Préparation de réunions et formation de bénévoles, plus précisément :
– Équipe chauffeurs : cette personne sera responsable de l’équipe de chauffeurs (6-9 personnes) et devra organiser les plannings et coordonner cette équipe toute au long du festival.
– Équipe interprètes : préparation de réunions de pratique.

AUTRES
– Aide à l’élaboration de dossiers de demande de subvention liés à la venue des invités.
– Relation avec les organismes institutionnels qui soutiennent le festival pour la venue des invités
– Après le festival, remerciements et bilan de la mission.

PROFIL RECHERCHÉ
– Personne bilingue en espagnol ou niveau C1 minimum.
– Goût pour le cinéma
– Maîtrise Pack Office
– Capacité de travail en équipe et de gestion du stress de l’événementiel
– Personne motivée, autonome et capable de réagir aux imprévus