O021250320000820 – Un.e coordonnateur.trice des manifestations municipales – CHENOVE

Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Technicienne / Technicien du spectacle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des relations humaines et de la qualité de vie au travail, le.la coordonnateur.trice des manifestations municipales participe à l’organisation et à la mise en ½uvre des diverses manifestations liées au fonctionnement de la collectivité.
Une autonomie dans la réalisation des missions est attendue.
L’activité nécessite une disponibilité parfois tôt le matin ou en soirée et lors de certains weekends en fonction des obligations du service.

Mission 1 : Participer à la préparation des évènements
Activités :
Assurer le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies en lien avec les directions.
Participer aux réunions préparatoires des évènements.
Proposer un déroulé au cabinet.

Mission 2 : Assurer une gestion administrative et comptable
Activités :
Rédiger des courriers, des notes et des comptes-rendus de réunion.
Préparer la mise sous plis et l’expédition de cartons d’invitation.
Réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes…
Gérer les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, assurer les inventaires et leurs suivis.
Assurer les procédures comptables relatives au budget protocole.

Mission 3 : Prendre en charge la logistique de l’évènement
Activités :
Participer à l’accueil du public et de personnalités lors des manifestations.
Assurer les commandes et le suivi des prestations.
En lien avec les services chargés de la logistique, gérer les commandes logistiques, techniques et d’intendance et s’assurer de leur bonne exécution sur site.

Savoirs :
Titulaire d’une formation ou d’une solide expérience dans le domaine de l’évènementiel, de la communication.
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Maitrise des outils bureautiques (word, excel, outlook).

Savoir-faire :
Savoir rendre compte de son activité à bon escient.
Savoir s’organiser.
Être force de proposition.
Bonne maitrise de l’orthographe et connaissance des règles protocolaires écrites.
Maitrise des techniques d’accueil.
Capacité à travailler dans l’urgence.

Ressources comportementales :
Faire preuve d’adaptabilité, de réactivité, de disponibilité et de discrétion.
Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
Dynamisme, capacité d’adaptation et de réaction.
Bonne présentation.
Géolocalisation du poste : 2 Place P. Meunier – BP 130 – 21303 Chenôve

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