Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de production culturelle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la Direction Générale, vous élaborez et gérez les manifestations de la ville décidées par la municipalité et assurez l’encadrement des agents du service.
Missions principales:
* Encadrement et management du personnel du service et ceux mis ponctuellement à disposition lors des manifestations.
* Coordination des équipes réunies pour le montage, le déroulement et le démontage des manifestations.
* Suivi et réactualisation de l’ensemble des procédures relatives aux manifestations, avec la collaboration de l’assistante du service et création des fiches de travail (inventaire pour les boissons, déroulés des manifestations…).
* Rédaction des courriers émanant du service et validation avant visa de l’Autorité Territoriale.
* Animation des réunions de coordinations hebdomadaires pour préparer toutes les manifestations municipales (culturelles, fêtes, sportives, protocole…) et suivi journalier des opérations.
* Collaboration avec les services (communication, culturel, des sports, technique, marchés publics, police municipale…).
* Préparation des dossiers à présenter lors des commissions des fêtes et en BM, et mise en place des actions, décidées par le Bureau Municipal, en collaboration avec l’assistante du service et l’élu de tutelle .
* Réunions de travail avec les associations dans le cadre des manifestations (calendrier des salles, carnaval, brocantes, 13 et 14 juillet, marché de Noël…).
* Rencontres avec les prestataires et intervenants, lors des préparations des manifestations locales et présence à celles-ci, en binôme, avec l’assistante du service.
* Gestion, comparaisons des devis, des prestations et préparation des contrats en collaboration avec l’assistante du service.
* Briefing et débriefing avec le personnel administratif et technique du service pour chaque manifestation.
* Préparation et suivi budgétaire avec élaboration des bilans annuels des dépenses, des autres services, imputées aux services fêtes et cérémonies.
Missions relatives au fonctionnement des locations de salles:
* Rédaction des courriers et validation avant visa de l’Autorité Territoriale.
* Création de fiches de travail et procédures (location de salles, de vaisselle, de tables…).
* Préparation et animation des réunions, liées au calendrier pour la répartition des salles à attribuer aux associations, avec l’élu de tutelle et l’assistante du service.
* Validation de toutes les demandes de location de salles, de matériel. Accueil des usagers en cas de litige.
* Rencontres avec les prestataires pour la préparation des réceptions, lors d’importantes manifestations (signature de charte, inauguration, pose de premières pierres etc.).
SAVOIR
– bonnes connaissances de la fonction publique territoriale
– bonnes connaissances des règles protocolaires
– maitrise des outils informatiques (Word, Excel, internet/extranet)
– bonnes connaissances en restauration et traiteur
– connaissances techniques dans le domaine de l’événementiel
– bonnes connaissances en sécurité de l’évènementiel
APTITUDE/QUALITES
– autonomie et polyvalence
– qualités relationnelles
– grande disponibilité
– sens de l’organisation
– grande réactivité
– inventivité
SAVOIR-FAIRE
– Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
– Capacité d’analyse et de synthèse
– Respecter le devoir de discrétion professionnelle
– capacité à manager du personnel
– faire preuve de créativité
– savoir travailler en transversalité
Géolocalisation du poste : 25 rue Léon Blum – 59950 Auby