Conseiller.e administratif.ve / de gestion d’un média dans les Arts et la Culture

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  • Publié il y a 3 mois

R Magazine

Les offres d'emplois de R Magazine

VOTRE RÔLE & VOS RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la Directrice générale, la personne titulaire aura le rôle d’apporter un soutien dans les ressources administratives et de gestion mais touchera également aux ressources humaines et de communications et des relations externes.
De façon plus spécifique, elle aura comme principales responsabilités de :
● Apporter un support dans le recrutement des collaborateur.rice.s bénévoles;
● Coordonner l’équipe des collaborateur.rice.s bénévoles, collaborer à ses formations, préparer la planification et répartition des articles en fonction des thèmes pour approbation et informer des difficultés d’exécution;
● Répondre aux courriels de la boite d’informations générales si nécessaire;
● Assurer la coordination des dossiers collaborateur.rice.s avec les ressources humaines;
● Préparer, en collaboration, le calendrier mensuel des articles pour approbation et relancer les collaborateur.rice.s si nécessaire;
● Collaborer à la préparation et au suivi des dossiers de nature budgétaire;
● Assurer un suivi du dossier des contrats et des déclarations et faire approuver ceux-ci;
● Assurer un suivi méticuleux des différents documents du magazine ainsi que de leur archivage;
● Agir à titre de personne-ressource pour l’intégration des nouveaux.elles collaborateur.rice.s;
● À la demande, produire différents rapports statistiques et administratifs en collaboration avec les équipes concernées;
● Collaborer au développement et à l’implantation d’outils pertinents et à la mise à jour du site Internet du magazine.
● Préparer des offres de services, les faire approuver par la direction et faire le suivi auprès des personnes concernées pour les contrats;
● Participer à l’élaboration, à la mise à jour et à l’application de politiques et règlements, de procédures et de processus administratifs;
● Compiler et garder à jour les documents de suivis administratifs : politiques, règlements, procédure, description de tâches, etc.;
● Proposer divers outils visant à améliorer l’efficacité et la qualité;
● À la demande, effectuer des études et des analyses de dossiers, de contrats, d’ententes, de rapports statistiques et d’autres documents; donner des avis et faire des recommandations afin d’apporter des corrections et des mises à jour;
● Participer à la gestion et à l’organisation des activités administratives et pédagogiques du magazine;
● Recueillir les renseignements pertinents à la préparation et à la rédaction de réponses, d’offre de service, de rapports, de contrats et toute autre correspondance requise se rapportant aux dossiers sous sa responsabilité et en assurer le suivi;
● Effectuer toute autre tâche connexe.

VOTRE PROFIL & VOTRE SAVOIR-FAIRE

● Vous êtes très rigoureux.se et très organisé.e et savez respecter des échéances;
● Vous avez une appétence pour la rédaction et vous êtes capable d’identifier de bon.ne.s collaborateur.rice.s;
● Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et la Suite Microsoft Office (Word, Excel) et savez travailler dans Google Drive;
● Idéalement, tu es bilingue anglais;
● Vous êtes autonome, tu aimes trouver des solutions, et tu es force de proposition;
● Vous avez des connaissances dans le milieu des Arts et du blogging;
● Vous avez le sens de l’organisation, des habiletés à gérer plusieurs dossiers simultanément;
● Vous avez une capacité à travailler de façon autonome et en équipe;
● Vous êtes doté.e de créativité, dynamisme et volonté d’investissement.

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