Responsable du pôle Collecte et Archivage numérique

  • CDD
  • Orléans, France
  • Publié il y a 2 mois
  • Les candidatures sont actuellement fermées.

MAIRIE ORLEANS

Les offres d'emplois de MAIRIE ORLEANS

Au sein des Archives municipales et métropolitaines rattachées à la Direction de la culture, des arts et de l’économie créative, le titulaire du poste est placé sous l’encadrement hiérarchique et fonctionnel du chef du service des Archives municipales et métropolitaines d’Orléans.
Le responsable du pôle Collecte et Archivage numérique assure l’encadrement de l’agent en charge du conseil auprès de services, de la collecte et du traitement des entrées. Il met en œuvre des principes issus du records management dans l’accompagnement des services, nécessaires dans le cadre de la saturation des locaux et à la mise en œuvre d’un archivage numérique probant. Il déploie et alimente le système d’archivage électronique mutualisé Ligéris pour l’archivage définitif et l’archivage provisoire dans la GED Alfresco en lien avec le secrétariat général.
Par son expertise du traitement de la production documentaire contemporaine, le responsable du pôle collecte encadre le chargé de classement des archives contemporaines.
Il est aussi responsable de la gestion du pré-archivage, notamment le suivi du marché d’externalisation des archives à conservation provisoire et l’encadrement des prestations ainsi que des éliminations réglementaires. Encadrement du pôle Collecte et Archivage numérique 10%

– Encadrer, animer et évaluer l’agent chargé de la collecte et le chargé des archives contemporaines
– Contribuer en lien avec le chef de service à la définition d’une politique de conseil, de collecte et de traitement des fonds physiques dans le contexte de saturation des locaux de stockage et piloter sa mise en œuvre
– Contribuer en lien avec le chef de service à la définition d’une politique de conseil, de collecte et de traitement des fonds numériques et piloter sa mise en œuvre
– Contribuer en lien avec le chef de service aux projets de service transversaux, notamment la rédaction du -Plan scientifique, culture et éducatif, l’étude de programmation d’un nouveau bâtiment ou de locaux supplémentaires….

Gestion de la collecte physique 30%

1/ Mise en œuvre de la politique de collecte des archives physiques
. Piloter et mettre en œuvre les actions d’amélioration du management documentaire au sein des services producteurs, réaliser des diagnostics et des programmes d’actions
. Piloter et mettre en œuvre la prise en charge des fonds et leur structuration, notamment à travers les opérations de versement et de classement et l’instruction des demandes d’élimination
2/ Traitement des archives contemporaines
. Encadrer l’agent chargé de classement du pôle classement et conservation préventive pour le traitement de l’arriéré de classement d’archives physiques contemporaines existant ou en cours de constitution.

3/ Gestion du pré-archivage
. Suivi du marché d’externalisation
. Encadrement des prestations d’externalisation (dépôts, stockage, éliminations, communication des archives externalisées)
. Contrôle des éliminations réglementaires en lien avec les Archives départementales du Loiret

Déploiement du système d’archivage numérique 50%

1/ Mise en œuvre du système d’archivage numérique
. Rédaction et maintien à jour d’une politique d’archivage
. Assurer le rôle de chef de projet utilisateur du projet de système d’archivage mutualisé Ligéris (basé sur le logiciel [email protected]é) : coordination avec l’équipe projet DSI, avec les partenaires institutionnels, avec le prestataire ; pilotage du développement et des évolution du logiciel.
. En lien avec le chef de projet utilisateur de la GED Alfresco et la DSI, concevoir et mettre en œuvre l’archivage fiable des documents numériques provisoires dans la GED.
. Assurer l’administration fonctionnelle du système d’archivage électronique (provisoire et définitif) : réalisation de diagnostics documentaires au sein des services producteurs et de programmes d’actions, élaboration et mise à jours de procédure de versement, élaboration de profils d’archivage, suivi des versements dématérialisés, contrôle de la conservation.
. Mettre en œuvre l’intégration des versements numériques au logiciel de gestion des archives (Arkhogestion)
. Participer au lancement des projets de dématérialisation des procédures administratives pour pouvoir anticiper la préparation des documents et des données pour l’archivage.
2/ Traitement des versements numériques
. Collecter les documents et données numériques et les gérer (évaluation, organisation, élimination, communication)
. Favoriser la montée en compétence de l’agent chargé de la collecte dans le traitement des archives numériques.

Participation aux tâches du service 10%

. Assurer le suivi statistique du poste et participer à l’élaboration du rapport d’activité du service
. Assurer les recherches par correspondance (recherches et rédaction des courriers)
. Assurer le magasinage et la présidence de salle de lecture
. Participer aux projets du service (manifestations événementielles)
. Encadrement ponctuel de stagiaires

Compétences requises :

Savoirs
– Expertise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives en matière de traitement et de communication
– Expertise des normes et règles archivistiques applicables en matière de classement, de production et de publication d’instruments de recherche.
– Maîtrise des techniques de records management, de gestion électronique des documents et d’archivage électronique
– Expertise des normes d’archivage électronique (NFZ 42 013) et de records management (ISO 15 489), du standard d’échanges de données (SEDA) et des concepts liés aux métadonnées
– Maîtrise du contexte et de la spécificité de la dématérialisation et de l’archivage numérique en collectivité territoriale
– Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels métiers . Connaissance d’[email protected] appréciée.
– Bonne connaissance des fonds municipaux et métropolitains
– Bon niveau de culture générale, notamment en histoire et en histoire des institutions
– Maîtrise des techniques rédactionnelles

Savoir-faire
– Capacité à encadrer et à former l’équipe à l’archivage numérique
– Capacité à maîtriser les environnements numériques
– Capacité à contrôler des travaux et mettre en œuvre des mesures correctives.
– Capacité à rédiger des instruments de recherche et profil d’archivage.
– Capacité à rédiger, à analyser et à synthétiser.
– Capacité à définir et mettre en œuvre un protocole ou une procédure.
– Capacité à élaborer des référentiels de conservation, des plans de classement et de nommage.
– Capacité à assurer la veille technologique.
– Capacité à sensibiliser et former les services producteurs à la gestion de leurs archives.

Savoir-être
– Méthode et rigueur
– Esprit d’analyse et de synthèse
– Autonomie
– Discrétion (agent soumis au secret professionnel)
– Sens des relations publiques et capacités de négociation, de persuasion et de pédagogie
– Force de proposition et créativité, curiosité
– Capacité à travailler en équipe
– Sens du service au public

Pré requis obligatoires
sur le poste
(diplômes, expériences, habilitations/permis)” Permis B
– Master en archivistique, en techniques documentaires ou en records management
– Expérience en archivage numérique appréciée

Horaires :

Horaires
– 8:30-17:30 avec pause méridienne
Temps de travail
– 39h
Taux du poste
– 100%
Lieu de travail
– Centre municipal. Possibilités de déplacement dans les dépôts d’archives excentrés (siège de l’AgglO, dépôt de La Chapelle-Saint-Mesmin, dépôt situé aux Archives départementales du Loiret)
Conditions particulières d’exercice (astreintes etc…
– Port de charges lourdes
– Participation ponctuelle aux Journées européennes du Patrimoine ou autres événements en dehors de la plage horaire traditionnelle
– Formations régulières indispensables : métier en forte évolution technique et juridique
– Travail sur écran/travail en poste isolé (dépôts)/poussière

Renseignements auprès de : Christelle DURIS – 02.38.79.26.93

Clôture des inscriptions : 15/03/2021

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