Responsable administratif et financier

MISSIONS

Sous l’autorité de la Directrice Adjointe de l’Onde, le Responsable administratif et financier encadre un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable et un(e) chargé(e) de production, et contribue au bon fonctionnement de l’établissement dans les champs définis ci-dessous :

Gestion administrative de la structure

– Piloter l’organisation des conseils d’administration : planifier les séances, convoquer les membres, rédiger les ordres du jour et accompagner les services dans la préparation des rapports, préparer les délibérations, les comptes rendus et veiller au suivi du contrôle de légalité des actes

– Suivre la contractualisation avec les artistes et compagnies programmés pour les expositions et le spectacle vivant (coproduction, résidences, cessions) en lien avec les chargé(e)s de production

– Piloter les projets du service sur l’ensemble de leurs phases : analyse du projet, des aspects techniques et fonctionnels, participation aux réunions, rédaction de compte-rendu et procédures, interface avec l’ensemble des interlocuteurs, conseil et formation dans l’utilisation des solutions déployées

– Avec l’aide des services Archives et Protection des données du CIG, coordonner les missions archivage et RGPD : sensibiliser le personnel, faire respecter et appliquer les procédures définies, procéder au classement, versement et élimination des documents

– Conduire les procédures de marchés publics : accompagner les services dans la conception et la rédaction des dossiers de consultation, analyser les offres, notifier les marchés

– Piloter les dossiers d’assurance et les déclarations de sinistres

– Préparer le dossier de renouvellement des licences d’entrepreneur de spectacles

– Assurer une veille juridique dans les différents domaines d’activités pilotés par le service Administration

Mise en œuvre des partenariats et du mécénat

– Recenser les projets éligibles et les objectifs financiers

– Participer à l’élaboration et au suivi des dossiers de demande de financements publics et privés (appel à projets, droit de tirage…)

– Développer la stratégie de recherche de mécénat : cibles et moyens. Mettre à jour le fichier, participer à la réalisation des outils de communication, organiser et coordonner les événements dédiés aux mécènes/partenaires (cocktail, dîner…), gérer la relation contractuelle (rédaction des conventions, suivi des contreparties, reçus fiscaux…)

Gestion budgétaire, financière et comptable

– En étroite relation avec la Directrice adjointe, élaborer le budget, suivre et contrôler l’exécution budgétaire

– Saisir le budget, les décisions modificatives, les virements de crédits

– Effectuer la clôture des exercices, sortir les éditions légales

– Participer à la recherche d’économie et à l’optimisation des recettes de la structure

– Superviser et contrôler le traitement comptable des dépenses et recettes courantes réalisé par l’assistant(e) administratif(ve) et comptable (facturation et encaissements, exécution des marchés et contrats, relances impayés, relation avec la Trésorerie…)

– Superviser le paramétrage du logiciel Ciril Finances (mises à jour, gestion des droits utilisateurs…)

– Mandataire suppléant des régies d’avances et de recettes, supervision et conseil auprès des régisseurs

Elaboration d’outils de gestion

– Préparer des états financiers et produire des rapports, bilans et statistiques sur les activités pour le Conseil d’Administration, les instances subventionnaires et l’aide à la décision

– Développer et superviser les procédures internes

COMPETENCES

Théoriques : Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles comptables et budgétaires afférentes

Techniques : Word, Excel, CIRIL Finances, Régie spectacle

Qualités requises : sens de l’organisation, esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, disponibilité, capacité managériale, capacité à évoluer dans un environnement réglementaire en évolution permanente.