2023-1171665 – CDD 4 mois – Assistant administratif – PARIS (75) H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la chef de bureau et de son adjointe, l’assistant administratif intervient en support auprès de la hiérarchie du bureau pour la gestion quotidienne des affaires courantes et la relation fournisseur.
A ce titre, elle/il a pour missions principales :
1 – Secrétariat
– Assurer les fonctions de secrétariat : gestion des agendas partagés de la chef de bureau et de son adjointe, gestion du courrier entrant et sortant, accueil téléphonique, organisation matérielle des réunions, reprographie, mise en forme de documents, mise sous pli, gestion documentaire, archivage
– Mettre en forme et valoriser des supports écrits
– Mise à jour de l’espace réservé du bureau sur l’intranet du Ministère (Sémaphore)
– Assurer la gestion RH de proximité (30 à 36 agents) et le suivi des absences des agents du BQC en lien avec la hiérarchie du bureau
– Assurer toute la procédure d’accueil et de départ des agents
– Assurer la gestion des fournitures (saisir les commandes en ligne sur le portail de l’UGAP et en assurer le suivi et l’inventaire)
– Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier pour l’ensemble des agents du BQC et le diffuser au bon interlocuteur
– Assurer la liaison avec le service logistique, téléphonie et informatique (gestion des tickets, installation des agents, demandes diverses)
2 – Soutien aux relations financières avec les tiers externes à l’administration
– Assurer la gestion de la relation fournisseurs, notamment sur l’état d’avancement du paiement de leurs factures (en lien avec les pôles de gestion) ;
– Gérer l’espace du bureau sur le portail Chorus Pro pour l’ensemble du périmètre (réponses aux sollicitations, gestion des factures)
– Accompagner les fournisseurs dans la gestion de leurs factures sur le portail Chorus-PRO et leur assurer une assistance en cas de difficultés sur ce portail (assistance téléphonique, réponses aux questions reçues par mail etc.)
– Prendre en charge certains dossiers de gestion transverses, traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées.

Une expérience réussie au sein d’un secrétariat de service financier serait un atout pour le poste.
Compétences techniques
– Pratique des circuits administratifs ;
– Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) ;
– Accueil téléphonique
– Rédaction administrative
Savoir-faire
– Prioriser
– Organiser une réunion
– Mettre en forme un document
– Diffuser une information, une publication
– Rédiger un courrier
– Archiver
Savoir-être (compétences comportementales)
– Autonomie et réactivité, dynamisme
– Aptitude à travailler en équipe;
– Savoir rendre compte
– Discrétion et confidentialité ;
– Rigueur et sens de l’organisation ;
– Capacité d’adaptation ;
– Bonne capacité de dialogue, sens de la diplomatie ;
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
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