2023-1174589 – SA – Secrétaire administratif au Pôle Démocratisation des industries culturelles – DRAC GD EST (57) H/F

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
 

Descriptif des missions

Au sein du pôle Démocratisation et industries culturelles, le.la secrétaire administratif.ve est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la conseillère pour l’action culturelle et territoriale en charge des départements 55 et 88.
Il/elle travaille au montage et au suivi administratif des dossiers de demande de financement, en lien étroit avec la conseillère référente et le contrôleur de gestion en charge de l’analyse financière. Il/elle organise les réunions de travail de la conseillère, dont il/elle rédige les comptes-rendus. Il/elle diffuse, classe et archive les documents du service. Il/elle prépare et organise les commissions régionales d’attribution des subventions. Il/elle assiste la conseillère dans l’organisation d’évènements en lien avec les politiques culturelles mises en oeuvre sur le territoire.
Il/elle contribue, en lien avec le contrôleur de gestion, au suivi et à l’actualisation de la programmation budgétaire (Arpège et Chorus) et au suivi des engagements juridiques.

Descriptif des tâches

– Suivi administratif et financier : analyse des dossiers pour la partie administrative et budgétaire ; participe à la mise en œuvre de la programmation financière (constitution des tableaux).
– Interface entre la DRAC, les structures culturelles, les autres institutions (Rectorat, Services déconcentrés…) et les collectivités territoriales ; accueil téléphonique avec analyse des demandes, prises de rendez-vous, préparation des courriels/courriers, prise de notes lors de réunions.
– Rédaction des ordres de missions et établissement des états de frais, et appui spécifique en tant que de besoin.
– Rédaction et suivi de conventions pluriannuelles d’objectifs et de contrats territoriaux d’éducation artistique et culturelle.
– Organisation des commissions régionales : lien avec le lieu d’accueil, convocation partenaires, constitution des dossiers et des tableaux, rédaction des comptes-rendus et des courriels/courriers.
– Organisation d’évènements : lien avec le lieu d’accueil, invitation des partenaires, rédaction des comptes-rendus.
– Travail en équipe pour les dossiers/sujets transversaux.

Compétences techniques :

Connaissance du fonctionnement d’une DRAC et du Ministère de la Culture (maîtrise)
Notions juridiques (droit et procédures administratives) (pratique)
Connaissance des règles budgétaires et comptables (pratique)
Bonnes connaissances en secrétariat (maîtrise)
Utilisation courante des logiciels informatiques (mise en page et tableurs) (maîtrise)
Notions budgétaires et des outils de programmation (formation possible).

Savoir-faire :
 
Sens de l’organisation et esprit de synthèse
Autonomie
Qualité rédactionnelle.

Savoir-être :

Attachement au service public
Capacité de travail en équipe
Bonne capacité d’écoute
Sens du dialogue avec les acteurs culturels
Réactivité face à de nouveaux sujets et à l’urgence.

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