Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant(e) de direction est le/la collaborateur/collaboratrice immédiat(e) du directeur culture jeunesse et sports.
Il/elle est en outre l’interlocuteur/interlocutrice privilégié(e) de l’adjoint de direction culture pour les sujets relevant du suivi RH (BOP 224 Culture exclusivement), de la logistique ainsi que dans l’organisation et la coordination générale des différentes réunions.
À ce titre, il/elle assume des fonctions de secrétariat, de coordination et de planification des missions suivantes :
Assistance :
Fonctions principales :
– Assister le directeur dans l’organisation quotidienne du secrétariat en lien avec les deux adjoints de direction de la DCJS.
– Participer et assurer la prise de notes lors des réunions de CODIR et CODIR élargi ainsi que la rédaction des comptes rendus.
Fonctions secondaires :
– Contribution aux travaux suivants : visites protocolaires, visites ministérielles, …
– Assurer le classement et l’archivage du secrétariat de direction
– Élaborer des instruments pratiques (annuaire, répertoire, liste de diffusion) et les mettre en forme à destination de l’ensemble des agents de la direction.
Coordination :
Fonctions principales :
– Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
– Coordonner le recueil, la circulation et la diffusion des informations émanant des différents services extérieurs
– Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, …)
– Répondre aux échanges
d’informations avec les services de l’État et les partenaires institutionnels et privés
– Prendre en charge la fonction courrier et la coordination avec les services
Planification :
Fonctions principales :
– Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de la direction
Fonctions secondaires :
– Mettre à jour les fichiers réservés et fichiers de données de la direction
L’assistant(e) de direction, pour le site du Vieux Port, aura la charge d’assurer l’interface avec la direction générale de l’administration des services de l’État et facilitera les échanges entre les agents de la DCJS et la DGA, en lien avec les deux adjoints de direction notamment en ce qui concerne la gestion des stocks de matériel et bureautique pour les 2 sites et plus particulièrement pour le site du vieux port en ce qui concerne la logistique.
Connaissances :
Intérêt pour le travail d’interface du poste particulièrement sensible et important au sein d’une structure de 40 agents comportant 2 adjoints de direction (culture / jeunesse et sports) sur 2 sites géographiques différents
Bureautique et outils collaboratifs
Applications informatiques métier
Classement, archivage
Techniques de secrétariat
Environnement administratif, institutionnel et politique
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de tableurs (suites office + libre office)
Sens de l’organisation et rigueur
Prioriser
Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs, filtrage et orientation des informations
Mettre en forme un document
Archiver
Diffuser une information, une publication
Organiser une réunion
Rédiger un acte juridique
Savoir-être :
Capacités d’écoute, d’attention et de diplomatie
Aisance de l’expression orale et écrite
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Sens de la confidentialité
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens de la discrétion