2024-1462854 – Secrétaire des services H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité du (de la) directeur et du (de la) directeur(trice) adjointe(e), il (elle) assure le secrétariat et la gestion administrative et logistique des services de la Direction du patrimoine cinématographique. Activités En lien avec l’assistante de direction de la direction du patrimoine cinématographique,
Secrétariat des services
•Assure le traitement du courrier (enregistrement, classement, dispatching).
•Met en forme courriers et notes de service, assure leur diffusion et leur suivi.
•Gère les agendas des chefs de service, organise les réunions (réservation de salle, convocations, constitution de dossiers), gère les déplacements des agents des services.
•Peut être amené(e) à rédiger des comptes-rendus de réunion.
•Classe et archive les documents à conserver (archivage physique et numérique).
Gestion administrative et logistique des services
•Gère les demandes de fournitures et matériels.
•Règle les problèmes matériels en contactant, si nécessaire, les personnes compétentes.
•Assure la saisie dans les applications informatiques appropriées et la transmission aux gestionnaires comptables et financiers au sein du service de l’administration générale des documents nécessaires à l’engagement des dépenses et au paiement des factures.
Relais d’information des services
•Centralise et oriente les appels téléphoniques au sein des services, de la direction ou du CNC.
•Collecte et transmet des informations et documents relatifs à l’activité des services à leurs destinataires internes ou externes.

•Connaissance de l’environnement professionnel.
•Connaissance de l’établissement.
•Connaissance des missions du CNC.
Savoir-faire opérationnel :
•Sens de l’organisation
•Utiliser les outils bureautiques, de gestion de documents et le cas échéant les applications métiers
•Rédiger et mettre en forme les documents
•Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
•Réactivité
•Gérer les priorités
•Accueil téléphonique.
•Utilisation base de données de gestion
Savoir-faire relationnel :
•Sens des relations humaines
•Ecoute
•Faire preuve de discrétion
•Technique d’accueil
•Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs
•Maîtrise de soi
•Capacité d’adaptation
•Rigueur et sens du détail.
•Esprit d’équipe et de coopération.
•Qualité de service.
Etudes exigées
Bac ou équivalent reconnu
Géolocalisation du poste : 7 rue Alexandre Turpault, 78390 Bois d’Arcy
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat

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