Postuler
il y a 2 semaines
Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité du chef(fe) de service, il/elle assure le secrétariat, la gestion logistique et le soutien opérationnel au service de l’action territoriale et culturelle. Il/elle assure la gestion et les paiements liés à la commande des KDM et copies de films des dispositifs scolaires et participe à l’activité générale du service.
Activités
Secrétariat des services de la direction
• Assure l’accueil des visiteurs ;
• Filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes relevant de sa compétence ;
• Assure le traitement quotidien du courrier (enregistrement, classement, distribution, circulation) ;
• Gère l’agenda des chefs(cheffes) de service ;
• Met en forme les courriers et les notes internes et assure leurs diffusions et leurs suivis ;
• Organise les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, convocations, constitution de dossiers) ;
• Suit les congés des agents des services ;
• Organise les déplacements (ordre de mission, frais de mission, suivi des dépenses) des chefs de service et des membres des commissions et comités de la direction ;
• Classe et archive les documents à conserver (en lien avec le Département des archives du CNC). Tient à jour un tableau de suivi des documents archivés.
Gestion administrative et logistique des services de la direction
• Gère les stocks de fournitures, effectue, vérifie les commandes et suit le budget alloué ;
• Règle les problèmes matériels (maintenance photocopieuses etc..) en contactant, si nécessaire, les personnes compétentes ;
• Assure la réception des livraisons. Est amené(e) à appeler des coursiers.
Relais d’information des services de la direction
• Centralise et oriente les appels au sein des services de la direction ou du CNC ;
• Transmet des informations et documents relatifs à l’activité des services, à ses interlocuteurs internes et externes ;
• Met à jour les coordonnées des partenaires internes et externes des services et envoie les informations aux principaux interlocuteurs du service (publipostage, etc.) ;
• Suivi de la mise à jour des pages du site Internet du CNC relatives aux services.
Activités secondaires
• Être en appui ou se substituer, en cas d’absence ou d’empêchement de l’assistant(e) du (de la) directeur (directrice) conformément aux activités décrites ci-dessus.
• Connaissance des missions du CNC
• Connaissance du fonctionnement de l’établissement et des circuits administratifs
• Connaissance des autres institutions (Ministères…) et de leur fonctionnement
• Connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Acrobat …)
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques de secrétariat
Savoir-faire opérationnel
• Sens de l’organisation
• Utiliser les outils bureautiques
• Réaliser un plan de classement
• Rédiger et mettre en forme les documents
• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
• Réactivité
• Organisation de déplacements et d’événements – Réunions
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels – Excel, Word, Outlook
• Sens de l’initiative
• Gérer les priorités
Savoir-faire relationnel
• Accueil téléphonique
• Sens des relations humaines
• Ecoute
• Faire preuve de discrétion
• Technique d’accueil
• Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs
• Maîtrise de soi
• Capacité d’adaptation
Etudes exigées
Formation : Bac ou équivalent reconnu
Géolocalisation du poste : 291, boulevard Raspail 75014 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat