Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant(e) opérationnel(le) a pour mission d’organiser les moyens humains nécessaires à la mise en œuvre des opérations archéologiques, d’en suivre l’activité (temps) et de contribuer à la prévision des besoins et des ressources, pour la région Ile-de-France.
PROGRAMMATION-PLANIFICATION DES AGENTS
• Contribuer à la préparation des réunions de programmation, y participer puis suivre l’application des décisions prises lors de ces réunions
• Assurer la saisie, dans le progiciel de gestion intégrée dédié, des besoins des opérations, le budget en jour/homme par phase et les dates de début et fin de l’intervention prévue par ressource et par phase (préparation, terrain, étude)
• Constituer les équipes, sur proposition du DAST, et affecter les agents aux opérations en fonction de leur profil de compétences et de leur date prévue de disponibilité (prise en compte les indisponibilités prévisionnelles des agents, contacter les agents, règlement des modalités d’affectation…)
• Informer le secrétaire général et les DAST des agents en CDI risquant d’être en rupture de charge ou non affectés
• Informer la gestion RH des conditions d’obtention des indemnités liées à l’activité opérationnelle (suppléance archéologique, interventions fréquente hors RA)
• Préparer et diffuser les ordres de mission
Activités complémentaires
En tant que de besoin et afin d’assurer la continuité du service :
(SUIVI DE L’ACTIVITE (TEMPS ET FRAIS)
• Saisir les relevés de temps à partir de la planification et des documents transmis par les responsables d’opérations
• Contrôler et saisir les pièces justificatives des demandes de remboursement de frais
• Assurer le suivi du processus de validation des frais et des temps, traiter les anomalies et faire remonter l’information au secrétaire général
• Assurer en tant que de besoin la continuité de service en prenant en charge tout ou partie du périmètre d’activité des autres assistants opérationnels de la Direction GE.
→ Réactivité et capacité à travailler dans l’urgence
Compétences principales mises en œuvre 4 niveaux :
initial (I), pratique (P), maitrise (M) et expertise (E)
♦ Savoir : connaissances générales ou spécialisées
Connaissance du statut des établissements publics (I)
Connaissance en gestion des ressources humaines (P)
Sensibilité à l’archéologie (I) – Connaissance de la chaine opératoire d’une opération archéologique préventive (M)
♦ Savoir-faire : maîtrise des pratiques professionnelles
Faire preuve d’organisation, de rigueur et de méthode (M)
Savoir être force de proposition (P) – Savoir anticiper et gérer les priorités (M)
Capacité à travailler en équipe (M) – Savoir gérer les relations conflictuelles (M)
Pratique des outils bureautiques courants, notamment des outils de planification (M)
♦ Savoir-être : attitudes ou comportements
Faire preuve de polyvalence et d’autonomie
Faire preuve de réactivité
Capacité d’écoute et disponibilité
Faire preuve de diplomatie
Formation – Expérience requise
Diplôme universitaire de technologie ou brevet de technicien supérieur ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent
ou
Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires.
Avantages
30 jours de congés annuels et 20 jours de RTT
Mutuelle et prévoyance
Tickets restaurants
Carte culture (accès aux musées et monuments nationaux affiliés au Ministère de la Culture)
Association du personnel (voyages, locations, aides aux activités culturelles)
Géolocalisation du poste : 41 rue delizy
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2