Domaine / Métier : Relation à l’usager/Assistant de gestion « Accueil, facturation, recouvrement »
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions
Sous l’autorité de la Directrice des Ressources Humaines, l’assistant(e) de direction a pour missions de prendre en charge au niveau administratif et organisationnel le secrétariat de la direction des ressources humaines en lien avec les différents services de la direction des ressources humaines et en interface avec les autres directions du siège et les directions interrégionales. Il/Elle assure l’organisation logistique et pratique des instances et des réunions avec les représentants du personnel. Le secrétariat de direction étant composé de deux assistant(e)s, il/elle travaille en binôme.
Fonctions
1) Assistance administrative de la direction des ressources humaines
Assurer la gestion des agendas de la directrice des ressources humaines, ses adjoints et des chef(fe)s de service (montage de réunions complexes, prise de rendez-vous…);
Assurer l’accueil téléphonique et physique des agents ainsi que le traitement des appels et des mails internes et externes;
Assurer la gestion des courriers (enregistrement et suivi dans le chrono arrivé / départ, distribution aux destinataires) […];
2) Secrétariat des instances en lien avec le responsable du dialogue social
Participer à la planification et à la coordination de toutes les réunions organisées dans le cadre du dialogue social et assurer une veille active de l’agenda social;
Organiser, en étroite coordination avec le chargé de mission dialogue social, l’ensemble des aspects logistiques des réunions des instances de représentation du personnel ainsi que des réunions de travail organisées dans le cadre de la concertation avec les organisations syndicales (fixation des réunions, suivi du rétro-planning, du calendrier social, relation avec le prestataire chargé du procès-verbal, reprographie, préparation des dossiers, et réservation des salles);
Etablir les ordres de mission, les réservations de transport et d’hébergement des représentants du personnel participant aux réunions d’instances, ou de concertation sociale, et en gérer le suivi;
Enregistrer les demandes d’autorisations spéciales d’absence;
Préparer et envoyer les convocations et la documentation aux représentants syndicaux et aux membres de l’administration;
3) Gestion comptable et financière
Assurer la gestion et le traitement des factures de la direction des ressources humaines hors factures formation;
4) Gestion administrative du personnel de la Direction des Ressources Humaines
Assurer la gestion des congés (création des profils dans l’outil Jorani, choix du valideur, vérification du rythme de temps de travail, calcul des droits à congés, gestion des demandes de modifications de congés)
Assurer la gestion des temps (création des profils dans l’outil Calypso, édition des états de suivi de déclaration des temps, relance des relevés de temps non saisis conformément à la date de clôture de saisie)
Niveau de diplômes requis
– Diplôme universitaire de technologie ou brevet de technicien supérieur ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent ; ou Baccalauréat ou
– Diplôme français ou étranger équivalent ainsi que 2 années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires.
Les diplômes auront été obtenus de préférence en assistanat de direction.
Compétences requises
– Connaissance du statut des établissements publics
– Connaissance des règles relatives au dialogue social dans la fonction publique
– Rigueur, sens de l’organisation, méthode
– Esprit d’initiative et autonomie
– Réactivité, anticipation et alerte
– Parfaite expression écrite et orale et esprit de synthèse
– Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
– Maîtrise des techniques de secrétariat
– Discrétion absolue et respect de la confidentialité
– Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe indispensable)
– Bonne expression écrite et orale et esprit de synthèse
– La connaissance du logiciel PEP serait un plus