Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés.
Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Environnement du poste
L’incubateur Arts et Métiers du Campus de Paris a pour vocation de favoriser l’émergence de projets et de sociétés industriels, innovants et durables.
L’incubateur accueille en permanence une vingtaine d’entreprises, et leur propose un accompagnement business et technologique pour les aider dans leur développement.
L’incubateur est en relation avec tous les services et laboratoires du campus et avec des partenaires extérieurs de l’écosystème du soutien à l’innovation.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la direction de l’Incubateur, l’assistant(e) de gestion de l’Incubateur traite des tâches dans l’intérêt de tout le service et prend ses instructions de l’ensemble des membres de l’incubateur.
L’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés.
Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Activités
A ce titre, vous aurez les activités suivantes
Fonctionnement de l’incubateur : vous
Gérez les demandes d’achats, les demandes techniques (réparations, travaux, parking…), les demandes de badges, les déplacements, les réservations de salle en utilisant les outils informatiques et en relation avec les services concernés
Gérez le planning de l’incubateur et l’organisation des réunions internes, avec les incubés, et avec des extérieurs / formations / comités d’incubation : gestion des dates, invitations et rappels, comptes rendus
Accueillez les intervenants extérieurs : préparation des salles (équipements, documents…), commande et organisation de la restauration si besoin
Relations avec les entreprises incubées : vous
Constituez, mettez à jour et suivez les dossiers administratifs et financiers des entreprises incubées (documents demandés, contrats, assurance, état des lieux…) et les diffusez aux services concernés (services financiers, service qualité contrat, sécurité et prévention…)
Suivi de l’activité de l’incubateur : vous
Effectuez un reporting régulier
Renseignez et tenez à jour les outils de suivi de l’activité : CRM, suivi des réunions individuelles et mensuelles, gestion de projets financés
Organisez les points réguliers avec les services concernés : services financiers, patrimoine/travaux, sécurité et prévention, 2CRP
Evénements et animations :
Participez à l’organisation des événements (journées portes ouvertes, démo days…) : préparation des salles, commandes, invitations, gestion des badges, accueils des visiteurs
Participez à l’animation du collectif des incubés
Participez à la réalisation des actions de communication
Compétences requises
Ce poste est fait pour vous si :
Savoirs :
Vous saurez adopter et utiliser les applications de l’intranet de l’ENSAM.
Vous maîtrisez les outils logiciels bureautique et d’organisation : classeurs Excel, Teams, Outlook
Des compétences dans les outils de communication (newsletter, graphisme…) seraient un plus.
Savoir-faire opérationnel
La connaissance du monde de l’entreprenariat et de l’innovation serait un plus.
Vous avez une excellente expression écrite et orale.
Savoir être
Vous avez de la rigueur et de la précision dans les tâches administratives, un sens de l’organisation, vous savez suivre et gérer un projet, un planning, des tâches très variées et diverses.
Vous avez un bon relationnel avec des interlocuteurs différents. Vous acceptez de travailler en équipe et pour une équipe, dans un esprit de service pour les entreprises incubées, de prendre des tâches de l’ensemble de l’équipe quand c’est nécessaire
Géolocalisation du poste : 151 Boulevard de l Hôpital 75013 Paris