Domaine / Métier : Enseignement et Formation/Gestionnaire de scolarité
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le chargé de gestion VAE – concours examens formations à l’enseignement musique (FEM) exerce ses missions au sein du pôle concours, examens & VAE du service des études, sous l’autorité de l’adjointe à la cheffe de service des études et en concertation avec les responsables des formations de l’enseignement musique (FEM) et danse (FEAC – Formation aux arts chorégraphiques) :
Missions et activités principales :
Gestion des examens et concours pour la FEM et la validation des acquis de l’expérience (VAE) CA (Certificat d’Aptitude) professeur de musique et danse
· Rédaction et suivi des conventions de stages des apprenants du département FEM
· Constitution et organisation logistique et administrative des jurys (prise de contact et établissement et transmission des lettres d’engagement, réservation de salle y compris à l’extérieur du CNSMDL, identification et mise à disposition du matériel son et instrumental si nécessaire)
· Gestion des frais de déplacement des jurys et mise en paiement
· Contribution à la rédaction des documents et supports à destination des candidats (plaquette d’information sur la formation, site internet CNSMDL, recueil et publication des programmes de concours, livret 2 pour la VAE, etc.) et membres du jury (support de réunion, constitution des pochettes pour les jurés, etc.)
· Suivi sur la base de gestion des concours
· Prise de contact avec les établissements d’accueil des étudiants du département FEM pour les épreuves terminales individuelles des étudiants
· Appariteur·rice pour les concours d’entrée FEM et les jurys de VAE
·
· Gestion administrative des dossiers des candidats aux sessions de VAE :
§ Instruction des demandes de recevabilité (vérification de la complétude des dossiers, transmission avec proposition aux responsables de diplômes pour avis),
§ Rédaction et transmission des décisions dans le respect des délais règlementaires,
§ Rédaction et transmission des devis et factures,
§ Gestion des conventions de prise en charge avec les organismes financeurs (établissement des conventions, suivi des heures de présences des candidats et des paiements des financeurs)
§ Élaboration des outils informatiques de suivi
Divers
· Participation à l’information et à la formation des agents recrutés en appui (appariteurs, etc.).
· Participation à l’évolution des procédures et à leur rédaction
· Participation à l’évolution des outils du service des Études, notamment informatiques
· Appui ponctuel aux agents du pôle en cas de besoin et toutes tâches contribuant à la continuité et la bonne marche du service
Ces missions pourront être adaptées en fonction des évolutions du service.
Compétences principales mises en œuvre :
Compétences techniques :
Maîtrise du pack Office (Word, Excel) : utilisation du publipostage et des tableaux croisés dynamiques appréciée
Appétence pour les outils informatique et numérique appréciée
Savoir-faire
– Savoir s’adapter et participer au changement ;
– Maîtriser les délais et savoir anticiper, savoir organiser son activité et hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances ;
– Savoir travailler en équipe ;
– Qualités relationnelles – contact et la communication (candidats, professeurs, jurys, organismes financeurs, prestataire) et travail en équipe
– Savoir détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques
– Avoir l’esprit de synthèse et savoir rédiger
– Autonomie
Savoir-être (compétences comportementales)
– Sens de l’organisation, réactivité, polyvalence, adaptabilité et rigueur, disponibilité et écoute, discrétion, diplomatie.
Profil du candidat recherché (le cas échéant)
Expérience sur des missions similaires appréciée. Idéalement, expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur