Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant(e) de direction partagera avec sa collègue les fonctions suivantes :
assurer l’interface entre la gouvernance de l’établissement et les directions, en régions comme au siège.
assurer l’enregistrement et le suivi du courrier départ et arrivée, la transmission des documents vers les autres directions et veiller au respect des délais de réponse ;
réceptionner et effectuer les demandes de rendez-vous qu’il/elle planifie ;
veiller à l’organisation logistique des déplacements et rendez-vous ;
organiser et coordonner les réunions ;
mettre en forme et rédiger des informations (courriers, notes, compte-rendu, notamment du Comité de direction) dont il/elle assure la transmission ;
vérifier l’ensemble des documents soumis à la signature du directeur général (respect de la charte graphique, visa, etc.) et du président ;
gérer l’accueil téléphonique de la direction générale et de la présidence, filtrer et orienter les appels ;
peut gérer certains dossiers spécifiques à la demande du directeur général ou du président ;
être responsable de la qualité de l’accueil, à ce titre, être l’interlocuteur privilégié de la direction immobilière et logistique ;
L’assistant de direction peut être amener à gérer certains dossiers spécifiques ou à assurer d’autre tâches précises en fonction des demandes de la direction de l’institut.
Niveau de diplôme et expérience
Licence ou titre équivalent
Compétences requises
Expérience approfondie de l’assistanat de direction générale
Bonne connaissance de l’administration (établissement public, ministères) et des Institutions publiques ;
Très bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel…) ;
Autonomie et réactivité ;
Discrétion et confidentialité ;
Sens de l’accueil ;
Capacité à travailler en équipe ;
Capacité à travailler dans l’urgence ;
Capacité rédactionnelle, excellente orthographe et bonne grammaire ;
La maîtrise de l’anglais serait un atout supplémentaire ;
Expérience solide demandée dans un poste équivalent.
Géolocalisation du poste : 121 rue d’Alésia CS 20007, 75685 Paris CEDEX 14
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 6 Licence/diplômes équivalents