Descriptif
Positionné(e) au sein du service pédagogique, vous menez vos activités en lien (hiérarchique ou fonctionnel) et en collaboration avec l’ensemble des agents de l’établissement. Vous êtes chargé(e) de la réalisation de tâches de secrétariat et de tâches de gestion administrative et pédagogique.
Missions et activités
• Assurer le secrétariat du service pédagogique
o Gestion de la messagerie électronique du service
o Suivi des projets et activités du service
o Organisation et planification des réunions (constitution de dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus…)
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (prise de note et mise en forme de courriers, saisie de documents, organisation et classement de dossiers…)
o Gestion de l’information, classement et archivage de documents
o Suivi des dossiers des étudiants
o Gestion du courrier du service et du publipostage
• Accueillir et renseigner les étudiants
o Accueil physique et téléphonique
o Accueil et renseignement concernant le cursus pédagogique, l’organisation des études…
o Suivi des présences
Profil et compétences
• Niveau Bac+2
• Aisance relationnelle
• Maîtriser l’expression écrite et orale, ainsi que les modes de communication (électronique, téléphonique)
• Savoir rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus de réunion
• Capacités d’anticipation, rédactionnelle
• Trier, hiérarchiser, classer les informations
• Discrétion, confidentialité
• Polyvalence, rigueur et disponibilité
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Sens du service public, du relationnel et esprit d’équipe
• Maîtrise des logiciels d’infographie, bureautique, outils numériques
• Notions d’anglais
Conditions d’exercice
• Contrat jusqu’au 31 décembre 2023, éventuellement renouvelable
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + tickets restaurant
• Temps complet (cycles de travail + RTT)
• Congés en partie imposés (selon calendrier universitaire)
Candidature
Lettre de motivation et CV sont à adresser à la Présidente du conseil d’administration de l’école supérieure d’art d’Aix-en-Provence Félix Ciccolini.
La candidature est à adresser par courriel à : [email protected], en précisant dans l’objet « Recrutement Secrétariat pédagogique »
Date limite de réception des candidatures : dimanche 27 août 2023 à minuit
Entretiens des candidates et des candidats : jeudi 14 septembre 2023
Prise de poste souhaitée : dès que possible