Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
En relation étroite avec les architectes des bâtiments de France et les collaborateurs du service, l’assistant (H/F) est chargé des missions suivantes (en binôme avec une autre assistante et en remplacement de celle-ci en cas d’absence) :
Secrétariat courant (courrier, gestion de la messagerie, agendas, suivi des absences, classement des dossiers, documents, ouvrages)
Accueil du public et standard téléphonique : premiers renseignements, prise de rendez-vous, transmission des demandes aux techniciens ou aux ABF ;
Enregistrement des dossiers d’urbanisme dans Patronum
Coordination avec le secrétariat général de la DRAC, des crédits de fonctionnement de l’UDAP ;
Logistique du service (organisation des rendez-vous et réunions, gestion des déplacements des agents du service dans CHORUS DT, réservation de salles, relations avec les prestataires externes)
Compte rendu des réunions de service
L’assistant (H/F) participe au fonctionnement optimum du service, veille au respect des délais de production des avis, renseigne les tableaux de bords nécessaires à l’évaluation de la production du service. Il/elle met en œuvre les procédures d’éco-responsabilité du service.
Compétences techniques :
– Maîtrise des outils informatiques (word – excel – outlook – patronum)
Savoir-faire :
– Connaissance et expérience de l’administration
– Autonomie, sens de l’initiative
– Rigueur, méthode, sens de l’organisation
Savoir-être (compétences comportementales)
– Sens du dialogue et de la pédagogie (avec des interlocuteurs internes et externes)
– Sens du travail en équipe
Géolocalisation du poste : 31 rue Thiers, 56000 VANNES
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
Infos sur l'Entreprise
- Secteur d'activité Emploi Culturel
- Localisation Emploi Culture Paris