Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé.e sous l’autorité de la responsable du Service d’Appui Polyvalent de Proximité (SAPP) de la DRH et au sein d’un service composé à terme de 10 personnes, votre mission principale consistera dans l’équipe budget achats finances (4 personnes) à suivre, exécuter et consolider les dépenses et recettes du budget de la DRH.
Dans ce contexte, vous serez plus particulièrement en charge des activités suivantes :
· Procéder aux opérations d’engagement, réception et certification des dépenses dans l’outil de gestion financier et comptable (PeopleSoft) ;
· Assurer le suivi des commandes ;
· Prendre en charge des notes de frais des jurys de concours ;
· Assurer la saisie des relevés de dépenses mensuels (déplacements et hébergement) et carte achat de l’unité ;
· Traiter les factures en collaboration avec l’agence comptable ;
· Réaliser le remboursement des notes de frais des agents internes et externes ;
· Suivre les crédits par type de dépenses par opération ou par structure ;
· Collecter, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables ;
· Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
· Veiller à l’application des procédures conformément aux réglementations en vigueur ;
· Informer et suivre l’évolution de la réglementation dans votre domaine d’activité ;
· Alimenter les bases de données du domaine d’intervention et faire un suivi ;
Vous serez également amené.e à développer des relations internes et externes :
· Avec la DRH ou la personne désignée pour la représenter, ainsi que les chefs de service et gestionnaires de la DRH ;
· Avec le Service Budgétaire Financier et Comptable, l’Agence Comptable Principale, la Direction du financement et l’Administration du Centre siège, les autres gestionnaires financiers ;
· Avec les fournisseurs et les prestataires externes.
Toutes ces activités seront réalisées en concertation préalable avec, et nécessiteront des rendus compte réguliers auprès de, la coordinatrice du pôle budget achats finances du Service d’Appui Polyvalent de Proximité de la DRH.
Formation : les candidatures présentant des diplômes supérieurs à bac+3 ne seront pas étudiées
Baccalauréat, BTS… (les candidatures présentant des diplômes supérieurs à bac+3 ne seront pas étudiées)
Connaissances souhaitées :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint,) et adaptation à l’usage de nouvelles technologies (messagerie, outils collaboratifs type visio, …).
Expérience appréciée : gestion administrative et budgétaire au sein d’un établissement public ou privé.
Aptitudes recherchées :
· Aptitudes au travail en équipe et en collaboration avec de nombreux acteurs internes et externes ;
· Rigueur, fiabilité, réactivité, adaptabilité ;
· Savoir rendre compte auprès de sa hiérarchie ;
· Mettre en œuvre des procédures et des règles ;
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
· Capacités rédactionnelles ;
· Qualités relationnelles (diplomatie, pédagogie), de communication, d’écoute et d’analyse : respect de la confidentialité (RH, chantiers/dossiers départements/services/équipes de la DRH.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2