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il y a 2 semaines
Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Assister le directeur de l’architecture de la maintenance et des jardins (DAMJ) et les sous-directeurs dans leurs activités quotidiennes. Assurer les tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction.
ACTIVITES :
Secrétariat du directeur de la DAMJ et des sous-directeurs :
− Accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs de la direction et des sous-directions
− Gestion du courrier (réception, analyse, enregistrement, classement, envoi). Ponctuellement, rédaction de propositions de réponse
− Planification, organisation matérielle des réunions, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus internes à la DAMJ
− Saisine, correction et classement de différents documents administratifs
− Gestion et organisation de l’agenda du directeur et des sous-directeurs (rendez-vous, réunions, missions)
− Gestion des fournitures de la DAMJ
− Gestion des missions de la DAMJ et des frais afférents
Coordination des activités de la DAMJ :
− Préparer et transmettre toutes les semaines au secrétariat du président-directeur l’ordre du jour pour le comité et le tableau de bord de direction ainsi que tout document utile validé par le directeur
− Organiser des repas professionnels de direction avec les partenaires extérieurs (déjeuner, visites, mission), en lien avec le service administration et ressources humaines (SARH)
− Veiller au respect du plan de classement électronique des documents défini en lien avec la sous-direction du pilotage administratif (SDPA) et la délégation Archives (DA)
En fonction de l’évolution des missions de la direction, ces activités pourront être amenées à évoluer.
Profil du candidat recherché
− Expérience sur un poste similaire requise
− Maîtrise des outils bureautiques standards et appétence pour les outils informatiques
− Excellentes qualités relationnelles et sens du contact
− Rigueur, méthode, anticipation et sens de l’organisation
− Capacité d’adaptation et réactivité
Intérêt pour
− Expérience sur un poste similaire requise
− Maîtrise des outils bureautiques standards et appétence pour les outils informatiques
− Excellentes qualités relationnelles et sens du contact
− Rigueur, méthode, anticipation et sens de l’organisation
− Capacité d’adaptation et réactivité
− Intérêt pour les questions bâtimentaires et patrimoniales
− Connaissance souhaitée de l’environnement administratif et organisationnel du musée et du ministère de la Culture
Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France