2024-1545971 – Assistant de direction H/F

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la direction du numérique et de la conservation, le département de la conservation assure la conservation matérielle, préventive et curative des archives, la gestion des espaces de conservation et la gestion des entrées.
Le département de l’image et du son participe à la préservation et à la valorisation des archives qui lui sont confiées ; il se compose d’un atelier de photographie, un atelier audiovisuel et un pôle image chargé de la gestion des programmes de numérisation externalisés et de la médiathèque des AN.

Sous l’autorité des responsables de ces deux départements, l’assistant assure les missions suivantes :
* Suivi des congés et autorisations d’absences de toutes natures, CET
* Suivi des demandes de formation
* Tenue du tableau mensuel de recensement des jours télétravaillés
* Suivi des plannings des départements
* Suivi et mise à jour des emplois du temps des cheffes de service
* Organisation des réunions (invitations, réservations de salle)
* Planning salle de lecture pour le pôle image (DIS)                               
* Permanence téléphonique
* Gestion de courriers
* Gestion des chronos des demandes d’engagement budgétaire
* Gestion des relances des fournisseurs
* Suivi des commandes de matériel et de fournitures
* Gestion des fournitures de bureau pour les deux départements
* Classement et archivage des dossiers des départements
* Participation aux réunions de service, rédaction des comptes rendus
* Diverses tâches administratives et logistiques inhérentes à la vie des départements

Profil de secrétaire administratif confirmé pour la gestion d’une cinquantaine d’agents en ressources humaines de proximité et pour les besoins administratifs courants.

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissances des structures administratives du Ministère
Capacité à utiliser de nouveaux outils informatiques

Savoir-faire :
Sens de l’organisation
Réactivité et souplesse
Adaptabilité
Rigueur
Polyvalence
Force de proposition
Autonomie

Compétences comportementales :
Discrétion et respect des règles de confidentialité
Sens du contact et de la communication
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat

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