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il y a 2 heures
Domaine / Métier : Ressources Humaines/Assistante / Assistant de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
RÉSUMÉ DU POSTE:
Au sein du Pôle FTLV, l’agent assure une mission de référent de l’offre de formation sur les différentes plates- formes de financeurs de la Formation Professionnelle et assure les missions d’accueil et
d’orientation.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS:
1/ Mise à jour annuelle de la plateforme DOKELIO (plateforme dédiée de référencement de l’offre de
formation) et suivi des demandeurs d’emploi via la plateforme KAIROS :
– Saisi des actions de formations sur DOKELIO après avoir collecté des informations sur le site et
auprès des différentes UFR/responsables pédagogiques
– Mise à jour d’un tableau Excel de recensement des inscrits Kairos et des numéros des Actions de
formation Dokelio
– Préparer les devis sur KAIROS à la demande des demandeurs d’emplois inscrits à une formation
ainsi que l’inscription de ces derniers sur KAIROS
– Valider mensuellement l’assiduité des stagiaires inscrits sur KAIROS
– Etablir un bilan de fin de formation des demandeurs d’emploi.
– Collecter et transmettre les différentes pièces en vue d’un envoi au service financier de l’UFR
concerné pour établissement de la facture et éventuelle relance
2/Accueil
L’agent est en charge d’accueillir, informer et orienter le public en FC pour répondre aux différentes
demandes d’informations, quelque soit la composante ou service concernés.
L’accueil se fait :
– par téléphone
– lors de la venue des candidats sur site
– par traitement des emails reçus sur les différents alias
– Accueillir, informer et orienter le public (visiteurs, enseignants…) en présentiel, par téléphone et par
email en assurant un 1er niveau d’information et de prise en charge puis en tant qu’intermédiaire s’il y
a lieu avec le service concerné
– Recevoir, gérer et filtrer les informations orales notamment téléphoniques
– Gérer et traiter les informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ en toute
confidentialité
– Rédiger des mails types et des templates pour répondre qualitativement et rapidement aux demandes
faites par mail ou par téléphone
– Diffuser l’information en interne et en externe selon les directives données
– Mettre à jour le recensement des appels téléphoniques entrants, du nombre de visiteurs, le nombre
d’emails reçus & traités par jour sur un tableau de bord Excel et en tirer des analyses chiffrées.
3/ Gérer le partenariat avec TOTAL et les CapEmploi pour les différents parcours de formation
– Gérer le lien avec les CapEmploi
– Suivre les inscriptions, envoyer les convocations, éditer les attestations
– En lien avec l’équipe pédagogique, organiser les plannings, les tests, les reprographies
– Organiser la session de certification PIX
PROFIL RECHERCHÉ:
Connaissances:
– Connaissance approfondie des techniques de gestion administrative et des logiciels utilisés dans le cadre de ses missions
– Connaissance de l’ESR et des diplômes nationaux
– Connaître la réglementation de la formation continue et en suivre l’évolution
– Posséder des connaissances dans la gestion d’un service public
– Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et en suivre l’évolution
Savoir-faire – Compétences opérationnelles:
– Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (savoir reformuler les demandes)
– Posséder de bonnes compétences rédactionnelles
– Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées
-Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
– Gérer son temps de travail et faire face aux urgences
– Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
– Alimenter des tableaux de bord et faire des extractions depuis les systèmes d’informations
– Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées
-Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
– Maîtriser l’outil informatique
Savoir-être – Compétences comportementales:
– Rigueur, organisation, méthode, écoute, patience, diplomatie, capacité d’adaptation, autonomie
– Savoir gérer la confidentialité des informations et des données – Avoir le sens des relations humaines
– Apprécier le travail en équipe