Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Finalité du poste:
Assurer l’assistanat administratif de la directrice générale et exécuter des actes administratifs courants ainsi que des actes de gestion courante et le suivi des tableaux de bord des activités de l’établissement.
Participer à la mise en œuvre des activités du pôle international et territorial, notamment pour la communication, la gestion comptable des activités et le secrétariat.
Participer à la mise en œuvre des activités liées la politique et au plan d’action RSO de l’Etablissement, notamment par la conception et la diffusion de supports d’information et de sensibilisation et par la gestion comptable des activités.
Principales missions :
La personne en charge effectue notamment les activités suivantes :
Assurer le secrétariat administratif de la direction générale : gestion et filtrage des appels téléphoniques, gestion du courrier, gestion de l’agenda de la directrice générale et coordination avec celui des directeurs, organisation des réunions, rédaction des courriers et formalisation des comptes rendus,
Assurer, en coordination avec l’autre assistante de la Direction générale, l’organisation logistique et le suivi des activités de la direction générale : participer à l’actualisation de tableaux de bord, préparer les pièces nécessaires à l’analyse des dossiers par la direction générale, le comité de direction et le Conseil d’administration.
Proposer et mettre en œuvre les actions de communication et de sensibilisation adaptées à la promotion de la stratégie RSO de l’Etablissement en appui de la responsable RSO,
Assurer la logistique des missions pour les agents affectés à la Direction Générale ainsi que les missions organisées par le pôle international et territorial : recherche des modes de transport et d’hébergements disponibles, réservation des transports et hébergement (en lien avec le prestataire de voyage), rédaction du bon de commande, suivi de la facturation, rédaction des ordres de missions et frais (éventuellement, suivi du versement des avances en lien avec la DRFIP), conception d’un planning. A la fin de la mission, suivi du remboursement des frais réels à l’agent via bon de commande.
Assurer la gestion comptable des activités du service (RI et RSO), à travers le suivi budgétaire, la saisie des bons de commande et le contrôle de la facturation.
Envoi de courriers par DHL
(suite des missions ci-dessous)
Profil :
Formation en secrétariat de direction
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Réactivité, polyvalence
Capacité à travailler en équipe
Sens de la confidentialité
Disponibilité
Savoir-faire :
Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, …) et de la messagerie Outlook
Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, synthèses, comptes – rendus et autres documents administratifs).
Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.
Aisance relationnelle et bonne expression orale
Connaissances :
Maîtrise de l’expression orale et écrite en anglais
Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général
Géolocalisation du poste : Paris, France