Domaine / Métier : Ressources Humaines/Assistante / Assistant de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1- Dans le cadre de la gestion des formations et des cycles
*Gestion des sessions
-Préparer et diffuser les programmes de formation
-Gérer les convocations aux sessions de formation des participants, des intervenants et des directeurs de sessions
-Gérer les ordres de mission de ces publics
-Assurer la gestion des évaluations (évaluations en ligne via l’envoi de liens dédiés)
-Assurer la gestion des attestations de suivi de formation
-Assurer l’accueil des participants et intervenants sur le site principal de l’école et le cas échéant sur les sites extérieurs où pourraient se dérouler les sessions
-Gérer la réservation du matériel nécessaire aux sessions de formation
-Alimenter les bases de données afférentes
-Assurer la reprographie des documents ou procéder aux réservations de prestation auprès du titulaire du marché
-Assurer un accueil téléphonique auprès d’un public très diversifié
*Gestion de cycles/parcours
La gestion administrative d’un cycle approfondi sera confiée au gestionnaire (cycle annuel ouvert aux magistrats et hauts fonctionnaires désireux de développer leur culture judiciaire et leur connaissance des problématiques liées aux évolutions de leur environnement institutionnel et social) ainsi que la gestion d’un parcours de formation dédié aux nouveaux chefs de juridiction.
Toutes vos opérations de saisie seront réalisées dans le logiciel Open Portal (système d’information automatisé permettant et facilitant la gestion des formations et le traitement des vacations administratives) ; des formations sont proposées en interne pour le maîtriser.
De même, vous bénéficierez d’un accompagnement tendant à la professionnalisation sur votre métier.
2- Dans le cadre de la gestion financière (aucune compétence financière n’est exigée) :
-Etablir les fiches navettes en ligne (documents qui servent au service financier à pré-engager toutes les prestations du portefeuille : formations payantes, prestations de petits déjeuners, de cocktails …. )
-Le cas échéant, gestion des vacations des formations (rétribution des interventions, en lien avec votre magistrat coordonnateur de formation de rattachement).
3- Dans le cadre du projet de service :
-Participation à la fiabilisation des données du système d’information, en lien avec le chef de service, l’adjointe au chef de service dédiée et la gestionnaire en charge du projet, permettant au service de procéder aux extractions de statistiques fiables (formation continue nationale, formation continue déconcentrée et délocalisée).
Pour postuler, voir les coordonnées indiquées dans « informations complémentaires ».
Connaissances
- Organisation judiciaire
– Organisation de l’Ecole Nationale de la Magistrature
-Outils informatiques/numériques (Open Portal, Classilio, Teams, outils bureautiques notamment Excel, messagerie Outlook, Business Object, GED, SignaturIt
– Méthodologie de la conduite de projet
– Techniques de rédaction
Savoir-faire
- Fiabiliser des données
– Organisation et rigueur
– Capacité d’analyse
– Travailler en réseau
– Organiser son activité
– Savoir rendre compte de son activité
– Savoir travailler en mode collaboratif
– Capacité d’adaptation
Savoir-être
- Proactivité et réactivité
– Travail en équipe
Géolocalisation du poste : 3 ter Quai aux Fleurs 75004 PARIS