Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Dans le cadre de l’appui au secrétariat de direction, il/elle contribue à :
– la gestion de l’agenda (y compris électronique) de la directrice, du directeur adjoint et du/de la secrétaire générale,
– la préparation des déplacements en s’assurant des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses…)
– l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,
– l’enregistrement et le traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage
– l’enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage,
– l’enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage
– la création de tableaux, courriers, documents utiles
– la gestion des frais de déplacements de la Directrice et du directeur adjoint (sur Chorus DT)
– la gestion des congés de la Directrice régionale
– la numérisation et transmission des états de frais de déplacements et des demandes de congés des chefs d’UDAP après signature par la Direction.
– la gestion des fournitures pour la directrice et le directeur adjoint
– l’envoi en nombre de plaquettes, flyers…aux élus et partenaires.
Il/elle supplée l’absence de l’attaché de direction pendant ses absences pour congé, formation et maladie.
Au titre de l’appui au Secrétariat général, il/elle vient, le matin, en appui du prestataire de service chargé de l’accueil des visiteurs de la DRAC et du standard téléphonique. Il/Elle procédera aux réservations des salles de réunion par les agents de la DRAC et des autres administrations occupantes du site via le tableur adéquat.
En l’absence de l’agent du service logistique, il/elle assurera la navette avec le service courrier de la Préfecture de région.
L’agent pourra se voir confier, par la Directrice ou le Directeur adjoint, toutes autres missions jugées utiles
Compétences techniques :
– Connaissance de l’organisation administrative
– Maîtrise du français
– Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil du public
– La connaissance du Ministère de la Culture (organisation et missions) serait appréciée
Savoir-faire :
– Sens de l’organisation
– Parfaite maîtrise des outils technologiques
– Capacité à hiérarchiser les informations, les priorités
– Capacité à maîtriser l’environnement professionnel
Savoir-être (compétences comportementales)
Ce poste nécessite
– de la loyauté
– un sens réel de la discrétion,
– de la rigueur
– une réelle capacité d’adaptation et rapidité d’exécution
– la capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte
– la capacité à travailler en équipe
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