Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Placé(e) au sein du pôle création artistique et industries culturelles, sous l’autorité de la conseillère pour le livre et la lecture, l’assistant(e) pour le livre et la lecture assure les missions suivantes :
Gestion de dossiers administratifs
Conseil et appui des collectivités dans l’élaboration de leur dossier et contrôle des pièces
Élaboration des documents à mettre en ligne pour les demandes de subvention, en lien avec l’assistante du site de Caen
Réception des dossiers de subvention (fonctionnement), gestion des dossiers dans le portail dématérialisé Démarches Simplifiées (DS), pré-instruction des dossiers, suivi d’exécution de budget en lien avec la coordination administrative et financière du pôle
Réception des dossiers DGD (investissement), pré-instruction des dossiers, préparation de la programmation, tenue du tableau annuel de suivi, gestion des dossiers dans le portail dématérialisé Démarches Simplifiées (DS) et suivi d’exécution de budget en lien avec la cellule financière
Préparation des arrêtés et notifications de subvention à la signature du Préfet
Classement des informations relatives aux dossiers du service, numériques et imprimés
Collecte et mise en forme des données d’activité pour renseigner le rapport d’activité, le contrôle de gestion et pour toutes les autres enquêtes statistiques ; échanges avec l’administration centrale et le CNL sur les données recueillies
Accompagnement ponctuel de la conseillère lors de ses échanges avec les acteurs du livre sur le terrain
Secrétariat du secteur livre et lecture, archives, langue française et langues de France pour le site de Rouen
– accueil téléphonique et physique, et réponse de premier niveau aux demandes des usagers (acteurs culturels, collectivités territoriales et partenaires. Envoi de documents
– suivi des échanges de la conseillère sur les dossiers et demandes
– tenue de l’agenda de la conseillère, suivi du calendrier et des échéances des avis à rendre
– organisation des réunions convoquées à l’initiative de la conseillère livre et lecture : salles, invitation, logistique, envoi de lien visio, etc, et organisation des rendez-vous à l’extérieur
– préparation des comités et commissions organisés par le service (FRAB, vie littéraire), en lien avec l’assistant du site de Rouen pour l’harmonisation : réception des dossiers, tableau de suivi des dossiers et de suivi budgétaire, convocations, lien avec la coordination du pôle
– mise en forme de notes et courriers et préparation de bases de notes-type accompagnant les dossiers
– tenue et mise à jour des dossiers du service et d’un annuaire de ces structures et des interlocuteurs réguliers
Archivage et classement des dossiers du service, aux formats numérique et imprimé (en lien avec l’assistant du site de Caen)
– logistique du service : réservation des véhicules de service, inscriptions aux journées d’étude ou confirmation de présence aux invitations, etc.
Compétences techniques :
Compétences administratives
Compétences en communication et transmission d’informations
Compétences en classement et archivage
Savoir-faire :
Autonomie et capacités d’initiatives
Capacités rédactionnelles
Capacités d’organisation
Savoir-être (compétences comportementales) :
Qualités relationnelles et de communication
Rigueur
Disponibilité
Discrétion
Curiosité, intérêt pour les métiers du livre et de la culture