Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Finalité du poste :
L’assistant(e) administratif (ve) est chargé(e) d’assurer les diverses tâches de secrétariat relatives au suivi des dossiers du Musée. Il/Elle assure la gestion de l’agenda du directeur et le suivi budgétaire des activités du musée.
Position dans l’organigramme :
Affectation : Direction du Musée
Rattachement hiérarchique : sous l’autorité du directeur
Principales missions :
L’assistant(e) administratif (ve) est notamment chargé(e) des activités suivantes :
* Secrétariat du Directeur :
Prendre en charge la gestion de l’agenda,
Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels
Acheminer vers les interlocuteurs dédiés le courrier ;
Rédiger des notes administratives et particicper à la rédaction des textes scientifiques pour le Directeur,
Organiser les réunions avec la conservation et les différents services du musée et de Paris Musées
Établir le compte rendu des réunions,
* Activités de la Direction du musée :
Participer à la mise en place et au suivi des tableaux de bord et plannings,
Veiller à la circulation des informations internes et externes,
Traiter et transmettre l’information (collecter, classer et mettre à jour).
* Gestion quotidienne du budget :
Établir les bons de commande et traiter les engagements budgétaires dans l’application informatique dédiée (ASTRE)
En lien avec la secrétaire générale du musée, assurer le suivi des budgets du musée (établissement de tableaux de bord, préparation des diverses décisions modificatives et clôtures budgétaires)
Contribution au suivi des temps de travail via l’application informatique dédiée (Chronotime).
* Profil :
Formation en gestion administrative et secrétariat de direction
Capacité à travailler en équipe
Réactivité, rigueur
Autonomie et discrétion
Sens de la communication
* Savoir-faire :
Méthodique et sens de l’organisation
Maîtrise des fonctionnalités des logiciels bureautiques Word, Excel, Powerpoint et Outlook
Pratique de l’anglais souhaitée et d’une langue asiatique appréciée
* Connaissances :
Connaissance du cadre réglementaire propre à la gestion des temps de travail
Intérêt pour le secteur culturel
Géolocalisation du poste : Paris, France