Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, l’assistant-e de direction est placé/e auprès de la Direction, sous l’autorité directe de la directrice/du directeur
En lien avec la directrice, le directeur adjoint, le secrétaire général et les différents services de la DRAC :
Il/Elle gère l’agenda électronique de la directrice, priorise les rendez-vous et organise les déplacements (y compris visites ministérielles), rendez-vous et réunions (bilatérales avec préfets et élus notamment) : il/elle sollicite les contributions des services et le met si besoin en forme, s’assure des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses…) quotidiennes ;
Il/Elle s’assure de la représentation de la DRAC (au sens organique) aux rendez-vous importants ;
Il/Elle assure l’interface entre la DRAC, le ministère (dont le Cabinet de la Ministre), le SGAR, les préfectures, les collectivités territoriales, les autres directions régionales, les acteurs culturels : il/elle mobilise des informations pertinentes auprès des services, en réponse aux commandes et sollicitations. Il/elle assure les relances auprès des services et le suivi.
Il/Elle participe aux réunions du CODIR, prépare les ordres du jour et rédige les comptes rendus/ relevés de décisions
Il/Elle traite, collecte et diffuse des informations internes et externes ; rédige des courriers, des notes, des comptes rendus de réunion, des relevés de décisions et assure une veille sur les dossiers signalés ou faisant l’objet d’une actualité.
Activités de secrétariat :
– Accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,
– Enregistrement et traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage
– Enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage, y compris sous le logiciel MAARCH
– Enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage
– Suivi des parapheurs soumis à la Direction par les services
– Gestion des frais de déplacements de la Directrice/directeur (sur Chorus DT)
– Gestion des congés de la Directrice régionale
– Gestion des fournitures pour la Direction
En cas d’absence ou d’empêchement de l’assistant de direction en binôme (placé auprès du directeur régional adjoint et du secrétaire général), il/elle le/la supplée.
En l’absence de l’agent du service des affaires générales, il/elle peut être amené-e à assurer la navette avec le service courrier de la Préfecture de région et à enregistrer les courriers dans l’application MAARCH.
L’assistante de direction sera suppléé/e par un/e autre assistant/e pendant ses absences pour congé, formation et maladie.
Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.
Agent.e de catégorie B ayant une excellente culture et polyvalence administrative :
Les connaissances, compétences principales :
Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation territoriale de l’État et/ou de l’organisation et des missions du Ministère de la Culture ; avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de ses enjeux ; avoir une connaissance des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté,
Techniques de communication
Techniques de secrétariat bureautique
Classement et archivage
Les compétences techniques, savoir-faire :
Compétences transversales :
Capacité d’analyse et de structuration du travail
Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
Compétences techniques :
Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
Techniques de documentation et de communication
Sens de la communication
Les compétences comportementales, Savoir être :
Discrétion et réserve impératives
Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
Savoir être courtois et diplomate
Sens des initiatives et des responsabilités
Travail en équipe
Loyauté
Rigueur et sens de l’organisation
Géolocalisation du poste : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon