Domaine / Métier : Interventions techniques et logistiques/Chargée / Chargé de conception et de gestion des moyens matériels et opérationnels
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
La DRAC Bourgogne-Franche-Comté, recherche pour son site régional de Besançon un agent d’accueil polyvalent.
Missions et activités principales :
Accueillir, orienter et renseigner l’usager et les correspondants téléphoniques.
Gérer le courrier à l’arrivée et au départ par des opérations de transport, d’enregistrement et de classement matériel.
Contribuer au bon déroulement des activités de services en assurant des fonctions d’assistance technique pour le compte de plusieurs cadres pouvant aller jusqu’à l’assistance de gestion de proximité.
Chargé(e) d’accueil :
Accueil du public, physique et téléphonique
Contrôle des flux, veille des registres (VIGIPIRATE)
Orientation vers le service ou l’interlocuteur compétent
Traitement des demandes de renseignement
Validation dans le système informatique Outlook des réservations de salles de réunions.
Assurer les réceptions pour les affaires générales
Gestionnaire du courrier (Référent(e) GEC (MAARCH)):
Réception et enregistrement du courrier « arrivée » et enregistrement, y compris sur logiciel spécialisé
Répartition et circulation du courrier (navette, poste, etc.…)
Classement du courrier au retour
Répartir le courrier vers les différents services métiers
Remplir les indicateurs de suivi,
Réaliser les rotations entre les différents services : les services préfectoraux, le conseil régional et le conseil général.
Logistique :
Suivre de la bonne exécution du marché ménage, et faire les réclamations si nécessaires
Participe au suivi du tri sélectif
Recenser les besoins en EPI, fournitures de bureau, mobilier et réalise les devis afférents et assure le suivi et la distribution.
Participer à gestion des infrastructures, devis, validation des travaux et déclaration du service fait
Participer au suivi du parc auto (ALD/ODRIVE/tableau interne de suivi), prise de RDV CT et révisions, suivi et planification du nettoyage
Gérer des contraventions et des sinistres auto
Suivre des accréditations
Santé et sécurité : Veiller à la bonne tenue des registres : de sécurité, hygiène et sécurité du travail, communiquer l’information à sa hiérarchie.
Les connaissances, compétences :
Environnement professionnel : organisation, fonctionnement et missions du service, environnement administratif et actualité
Techniques de communication écrite et orale
Outils bureautiques et informatiques,
Techniques d’accueil du public et d’accueil téléphonique
Technique de gestion des conflits
Les compétences techniques, savoir-faire:
S’exprimer avec aisance : écouter, analyser et reformuler la demande
S’adapter aux différents types de public : réagir de façon adaptée aux situations imprévues
Saisir et mettre en forme les documents, enregistrer et classer des documents
Être rigoureux, sens de l’organisation
Utiliser les logiciels du domaine : Utiliser les consoles téléphoniques, les messageries téléphoniques et autres systèmes liés
Les compétences comportementales, savoir être:
Esprit de synthèse
Sens des relations humaines, travail en équipe
Être à l’écoute, sens de l’analyse
Faire preuve de discrétion
Travailler avec rigueur et régularité
Géolocalisation du poste : 7 rue charles nodier à besancon
Infos sur l'Entreprise
- Secteur d'activité Emploi Culturel
- Localisation Emploi Culture Paris