Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistant pour le compte de plusieurs cadres pouvant aller jusqu’à l’assistance de gestion de proximité.
Accueil physique et téléphonique
Accueil des personnes extérieures consultant les archives du service (architectes, propriétaires, étudiants,…)
Enregistrement du courrier entrant et distribution
Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
Organisation des réunions et prises de rendez-vous pour le CRMH adjoint, les conservateurs, les ingénieurs et les techniciens
Coordination avec le secrétariat de la CRMH du site de Dijon (transmission des courriers, navettes courriers, enregistrement du courrier, gestion des agendas,…)
Participation aux réunions de service
Gestion des courriers du CRMH adjoint, des conservateurs (mise en forme, tenue du chrono, envoi, classement des versions numériques), des ingénieurs et des techniciens
Gestion de l’agenda du chef de service et des conservateurs du patrimoine
Gestion des frais de déplacement du CRMH adjoint, des CAOA et des experts
Gestion des vacations des experts
Gestion des dossiers personnels des CAOA et des CDAOA (nomination, renouvellement,…)
Les connaissances, compétences :
Accueillir et prendre des messages téléphoniques
Communication écrite et orale
Gestion documentaire, financière
Enregistrer et classer des documents
Saisir et mettre en forme les documents
Les compétences techniques, savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques, logiciel de traitement de texte, logiciels métier (TIGRE, Agrégée, Patronum, Chorus DT)
Connaissance du code du patrimoine
Les compétences comportementales, savoir être :
Grand sens de l’organisation
Rigueur
Discrétion, garantir la confidentialité des données
Géolocalisation du poste : 7 rue charles nodier à besancon
Infos sur l'Entreprise
- Secteur d'activité Emploi Culturel
- Localisation Emploi Culture Paris