Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le Mucem est un établissement public administratif de l’Etat. Ce poste à plein temps permet d’être au centre du processus d’administration en lien avec le Président et l’administratrice générale. Il est la personne de confiance qui, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités au sein de la présidence.
En relation permanente avec le président, son conseiller et l’administratrice générale, il centralise, organise et transmet l’information. Il aura comme mission la correspondance du président (courriers, appels téléphoniques, …).
Auprès du Président, de l’Administratrice générale et de la responsable des ressources humaines et moyens généraux, le secrétaire du président assure les missions suivantes :
• Organiser, gérer et coordonner l’agenda des rendez-vous du président
• Assurer la correspondance du président : rédaction des courriers, gestion des appels téléphoniques, gestion du courrier entrant et sortant.
• Organiser les missions et déplacements du président (rendez-vous extérieurs et internes) avec le suivi des notes de frais.
• Maîtriser le protocole d’accueil : élus, personnalités qualifiées, invités, commissaires d’exposition, partenaires économiques.
• Participation aux actions protocolaires du Mucem (fichier institutionnel, envoi de catalogue…)
• Assurer un accueil de qualité à l’ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à leur filtrage et à leur bonne orientation et à leur apporter l’assistance et le conseil nécessaires
• Gérer l’ensemble des activités et dossiers de la présidence et de l’administration générale, la gestion administrative des moyens généraux (saisie des engagements des dépenses et autorisations juridiques, suivi des actes administratifs…)
• Planifier, organiser et coordonner l’organisation des réunions (en présentiel ou vidéoconférence) et en assurer les comptes rendus et les suivis d’envois : comités de direction, comités de programmation, réunions, comités de pilotages…
• Centraliser, diffuser et transmettre des informations émanant soit de la présidence, la direction ou soit des membres des différents départements et services (ou relations extérieurs)
• Participer à la préparation des conseils d’administration de l’établissement (constitution du dossier, envoi des convocations, suivi administratif et logistique des instances, suivi des procédures statutaires).
• Participation à l’élaboration des processus dans le cadre du contrôle interne
• Réception, enregistrement et traitement du courrier administratif de l’établissement (entrant/sortant)
• Mettre en forme leurs correspondances et proposer des lettres de réponse (lettres types ou mailings) et réaliser/faire réaliser, à la demande, les supports visuels nécessaires à des présentations
• Saisie des dépenses des moyens généraux (commandes, suivi de l’inventaire et gestion des stocks…)
• Archivage régulier numérique et papier des dossiers du secrétariat, de la présidence et de l’administration générale
Organisé et méthodique, il a pour mission la gestion de l’agenda du président et des impératifs.
Il assure un accueil de qualité à l’ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à leur filtrage, leur bonne orientation et à apporter les conseils nécessaires.
Il apporte ses compétences en support pour organiser les instances : conseils d’administration, comité de direction, comités de pilotage, comité de programmation …, et assiste aux réunions, en rédige les comptes rendus.
Le candidat devra donc être agile et polyvalent, véritable force vive et ressource. Il pourra contribuer à l’élaboration et le suivi de certains dossiers : dossiers de financements, appels à projet, démarches administratives liées à l’obtention de certains agréments, contribution à l’élaboration et au suivi des marchés et contrats relevant de l’administration générale.
Assidu, il rassemble et met en forme des éléments des dossiers confiés par la direction (sommaire automatique, mise en page, tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Engagé et motivé, il s’implique dans le suivi du budget des moyens généraux (commandes, suivi de l’inventaire et gestion des stocks de fournitures, saisie des engagements juridiques et des crédits de paiements à l’appui des rapports Business Object…) et a en charge les suivis de gestion : les cartes Icom, des abonnements de parking, les dépenses du parc automobile, les suivis des missions du service (certificat administratif), les remboursements de frais.
Une bonne réactivité sera nécessaire pour accomplir l’ensemble des diverses missions qu’il pourra lui être confié, fiabilité et confidentialité sont des qualités indispensables pour prétendre au poste.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langue / Niveau :
Anglais : Avancé ou indépendant