Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Responsable de coordination administrative
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Le responsable administratif et financier travaille en étroite collaboration avec un gestionnaire financier qui l’assiste dans une partie de ses missions.
Missions et déplacements professionnels
Le responsable administratif est le garant de l’application de la procédure des déplacements professionnels au sein de l’établissement.
En lien avec sa cheffe de service, il :
– Contribue à la définition des règles et procédures des déplacements professionnels (conforment à la réglementation existante) des agents de l’établissement et veille au respect de celles-ci ;
– Contrôle les demandes de déplacements professionnels des agents de l’établissement et vise les ordres de mission avec frais.
– Fait le lien avec l’ensemble des services de l’établissement impliqués dans l’organisation des déplacements professionnels (agence comptable, service de l’exécution, direction générale …)
– Anime, en collaboration avec la cheffe de service, le réseau des référents missions et dispense des formations sur les différents outils et procédures aux nouveaux arrivants ;
– Contribue à l’élaboration des tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité ;
– Pilote le marché d’agence de voyages.
Le responsable administratif devra coordonner les évolutions des outils informatiques relatifs aux déplacements professionnels dans une perspective de simplification des processus en place.
Pilotage et exécution budgétaire
Le référent administratif et financier pilote et exécute le budget « direction générale » (700k€ en 2024) qui recouvre notamment les déplacements professionnels, réceptions et séminaires de l’ensemble de l’établissement.
A ce titre, il :
– Elabore et pilote le budget en lien avec sa cheffe de service
– Assure l’exécution budgétaire (contrôle des engagements juridiques, services faits …)
– Communique toute information permettant d’ordonnancer les paiements
– Alimente des tableaux de bord et de suivi
Gestion RH de la DFJM
Le référent administratif et financier est le représentant de la direction pour toutes les questions concernant les ressources humaines (suivi des carrières, accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, suivi des demandes de formation et du plan de formation, gestion du temps de travail…).
Il est l’interlocuteur privilégié des agents.
Il diffuse toutes les informations transmises par la DRH et est le relais de la DRH au sein de la DFJM.
Il pilote un plan de formation cohérent avec le projet d’établissement et de direction
Il coordonne et formalise les besoins de formations des agents
Il coordonne les pratiques du suivi du temps de travail au sein de la direction
Il assure la mission de correspondant archive pour la direction.
Il participe activement à la construction du collectif et est force de proposition
Formation supérieure dans le domaine de la gestion
Connaissance de la gestion financière, budgétaire et comptable dans le secteur public
Maîtrise de la communication écrite et orale ainsi que des outils bureautiques
Capacité d’analyse et de synthèse
Rigueur et capacité d’adaptation
Très bonne capacité relationnelle et à travailler en équipe
Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France