Domaine / Métier : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Description des missions (suite) :
Gestion administrative
– Assurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)
– Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
– Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF
-Assurer le classement et l’archivage
Gestion scolarité
– Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
– Organiser les délibérations
– Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
– Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
– Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
Gestion financière
– Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
– Assurer le suivi des mises en paiement
– Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement
– Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
– Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Assistance logistique
– Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation
– Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
– Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
– Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations
Démarche qualité en continu
– Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
– Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
– Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
– Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université
– Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
– Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
– Participer aux groupes de travail destines à moderniser en continu les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable…)
– Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation
– Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie
Savoir-faire :
– Maîtriser les techniques de gestion administratives
– Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
– Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
– Etre organisé.e et rigoureu.x.se
– Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil
– Travailler en équipe
Géolocalisation du poste : 12 Place du Panthéon 75231 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat