Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité du chef de service, le titulaire du poste assure le suivi administratif des demandes liées aux opérations d’archéologie préventive et programmée et le secrétariat afférent. Il est plus particulièrement en charge des départements de Charente-Maritime et des Deux-Sèvres, en lien avec les trois ingénieurs d’études chargés de ces départements.
Il est chargé de participer à la mise en œuvre de la politique archéologique régionale, dans le respect de la réglementation et des orientations du Ministère de la Culture, pour ce qui concerne la gestion des actes d’urbanisme. Il contribue à la mise en œuvre de l’ensemble des missions du service dans les domaines de l’administration du patrimoine archéologique, de la recherche et de la diffusion des connaissances, en conformité avec le projet du service SRA Nouvelle-Aquitaine.
Il sera amené à travailler en binôme avec la seconde assistante administrative.
Missions et activités principales :
– accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes, traitement et redistribution des appels, prises de messages, orientation des interlocuteurs) et accueil physique ;
– soutien logistique pour la gestion du service (agenda/réservation véhicules/missions (réservation billets de train par exemple), fournitures, archivage ;
– organisation de réunions ;
– rédaction de courriers ;
– gestion du courrier (arrivées/départs)
– saisie et suivi sur les outils dédiés (notamment sur ARP, PatronumPlat’AU, Démarches simplifiées) de l’ensemble des actes administratifs nécessaires à la réalisation des opérations d’archéologie préventive (prescriptions, autorisations, désignations, notifications, courriers d’information sur le statut BAM) ;
– gestion des tableaux de bord de l’archéologie préventive (saisie des données hors statistiques) ;
-classement des dossiers d’urbanismes en liaison avec un ou plusieurs responsables de département ;
-envois postaux en recommandé avec accusé de réceptions ou suivi des notifications à partir du déploiement de Patronum ;
-enregistrement dans les outils dédiés (ARP ou Patronum) des rapports d’archéologie préventives et programmées ;
-saisie dans l’outil dédié (ARP) des dossiers d’urbanisme (RAS, avec transmission des courriers et des accusés de réception, intention de diagnostics) ;
– dépôt des arrêtés sur l’outil dédié (la plateforme TRAGED) ;
-rédaction et envoi des accusés de réception des rapports d’opérations
-envoi des arrêtés de prescription ;
-transmission des informations liées aux opérations d’archéologie programmée (base chantiers bénévoles)
S’agissant des outils patrimoniaux, l’agent recruté sera formé dès sa prise de poste.
Compétences principales mises en oeuvre et compétences techniques
Exerçant au sein d’un service de l’État, le (la) titulaire du poste doit maîtriser les procédures et règles de fonctionnement de l’administration.
Compétences techniques/Savoir-faire
· Maîtrise des circuits administratifs et des délais ;
· Maîtrise des outils bureautiques ;
· Maîtrise des techniques du secrétariat et de l’accueil (physique et téléphonique)
· Capacités rédactionnelles : maîtrise des règles de rédaction administrative, de l’orthographe et des méthodes de prise de notes
· Respect des procédures
· Méthode et sens de l’organisation (capacité à gérer simultanément plusieurs activités)
·
Savoir-être (compétences comportementales)
· Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, capacité à communiquer en interne et en externe et capacité à travailler en équipe
· Respect de la confidentialité et discrétion
· Sens de la négociation, de la diplomatie, du service public ;
· Sens de l’organisation, de l’autonomie, méthode, rigueur et disponibilité
· Disponibilité
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