Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé sous l’autorité hiérarchique du conservateur régional de l’archéologie et sous l’autorité fonctionnelle du conservateur régional de l’archéologie adjoint du site d’Amiens ainsi que des gestionnaires territoriaux du secteur géographique sur lequel l’agent est affecté.
Chargé de la gestion administrative des dossiers d’archéologie préventive de la partie ouest du département de l’Oise et d’Amiens Métropole (Somme).
Le suivi des dossiers est réparti par unités territoriales. Tous les assistants territoriaux doivent travailler rigoureusement de la même façon, en respectant l’organisation des répertoires informatiques et en archivant leurs dossiers papiers de façon identique, afin qu’ils puissent facilement remplacer un collègue absent. Cette dimension collective du travail est importante pour assurer un bon fonctionnement de l’ensemble de la chaîne opératoire.
La gestion des flux de courrier et de l’accueil du public sont partagés sans distinction territoriale.
Le poste impose une grande capacité d’organisation et d’autonomie au regard des volumes de dossiers à gérer et d’une chaîne opératoire complexe dont toutes les étapes sont encadrées par des délais contraints.
MISSIONS ET ACTIVITÉS :
Ses missions sont les suivantes :
Secrétariat :
– Gestion du courrier arrivée / départ ;
– Frappe et transmission des courriers administratifs ;
– Alimentation des bases de données liées à l’activité préventive et programmée : base nationale ARP et bases de données locales : gestion des opérations, des rapports reçus, des mobiliers ;
– Archivage des dossiers et préparation des versements aux archives départementales ;
– Remplacement (en cas d’absence pendant les congés) des autres assistants ;
– Réservation des salles de réunion et des véhicules.
Accueil :
– Accueil téléphonique et physique.
– Information des usagers.
Gestion et suivi des dossiers liés à l’archéologie préventive :
– Enregistrement des dossiers dans l’application ARP.
– Production des arrêtés et des notifications relatives aux opérations de diagnostics archéologiques : arrêtés de prescription, courriers d’attribution, acceptations de projet, désignations des responsables d’opération, accusés de réception des rapports.
Statistiques :
– Contribution aux statistiques du service notamment des dossiers d’urbanisme et des prescriptions archéologiques en renseignant chaque mois les tableaux dédiés.
Pratique des outils bureautiques des suites Open Office et Microsoft Office (y compris Teams) notamment les traitements de texte et les tableurs ainsi que la messagerie-agenda Outlook.
Utilisation des applications du ministère de culture.
Sens du service public.
Discrétion et rigueur.
Respect des délais.
Prise d’initiatives.
Capacité s’adapter à faire évoluer son environnement de travail.
Aptitudes relationnelles et de travail en équipe.
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