Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant/e de direction est placé/e sous l’autorité de la directrice régionale adjointe déléguée chargée du pôle patrimoines et travaille dans la cellule administrative et financière du pôle, sous l’autorité fonctionnelle du ou de la responsable de cette cellule. Il/elle assiste la directrice régionale adjointe déléguée dans l’organisation quotidienne de son travail.
A ce titre, il/elle assure :
-les aspects logistiques de la fonction de direction,
-l’organisation et la création du planning annuel de l’ensemble des services du pôle patrimoines,
-le traitement et l’archivage papier et numérique du courrier,
-la coordination des assistants des chefs de services du pôle patrimoines pour la préparation, l’organisation des réunions et la préparation des dossiers,
-la vérification du bon fonctionnement des circuits administratifs et des rétro plannings,
-les communications écrites avec l’interne et l’externe relevant de la responsabilité de la directrice adjointe régionale déléguée,
-les relations quotidiennes avec la directrice de cabinet et l’assistant de direction de la DRAC Grand Est à Strasbourg pour l’organisation des réunions de direction hebdomadaires et pour la gestion du courrier à la signature de la DRAC et de la préfète,
-la participation active aux points hebdomadaires de la direction du pôle,
-l’organisation des déplacements et réunions de la directrice régionale déléguée sur l’ensemble de la région,
-l’organisation de réunions « internes » ou « externes » (COPIL Unesco, présentation budgétaire aux partenaires…),
-la coordination des secrétaires des services patrimoniaux (CRMH, SRA, musées, service de la documentation patrimoniale) pour l’organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous extérieurs et la gestion des courriers à la signature de la directrice régionale déléguée et de la DRAC,
-la sollicitation auprès des services du pôle à la rédaction des notes et coordination de celles-ci en amont du rendu à la direction de cabinet (demande, rétro planning, relance, relecture, synthèse),
-la mise à jour de l’organigramme du pôle patrimoines,
-la préparation des dossiers de façon générale pour les réunions de la directrice régionale adjointe déléguée,
-la répartition du courrier arrivant sur le site de Chalons auprès des services du pôle patrimoines avec enregistrement dans le tableau de bord,
-le traitement des courriers à la signature de la directrice régionale adjointe déléguée et de la DRAC (provenant de tous les services patrimoniaux des 3 sites (Chalons, Metz, Strasbourg, et des cellules financières des 3 sites), vérification du circuit de validation, relecture, correction, transmission au secrétariat de la DRAC pour signature, tenue de tableaux de bord du courrier entrant et sortant, parapheur papier et électronique.
Les compétences techniques :
-Maitrise des outils informatiques et collaboratif (word, outlook, excel, internet…)
Savoir-faire :
– comprendre et savoir appliquer une réglementation
– maîtrise de l’expression écrite (courriers, notes, comptes rendus…)
– maîtrise de l’expression orale (échanges téléphoniques avec services de l’Etat, collectivités, partenaires…)
– capacité à travailler en réseau, notamment avec les sites distants de la DRAC Grand-Est
– capacité à se former (évolution des techniques, de la réglementation, des procédures…)
– suivi et respect des délais
Savoir être :
– esprit de synthèse
– rigueur
– discrétion
– impartialité
– sens de l’organisation
– réactivité
– diplomatie, gestion de relations avec des partenaires extérieurs
– capacité au travail en équipe
– capacité au travail à distance