Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’agent qui sera recruté doit être en capacité d’assurer toutes les missions relevant d’un secrétariat classique : gestion agenda, gestion appels téléphoniques et messagerie électronique, prise de notes et mise en forme
bureautique, organisation de réunion, réservation de salles, gestion des missions et déplacements, gestion du courrier, accueil et accès sécurisé des visiteurs, archivage administratif, coordination de dossiers techniques (par ex : commissions régionales de restauration, conventions d’accueil de restaurateurs), coordination administrative des départements (compte-rendu, diffusion de documents, tableaux de suivi, etc.).
L’agent sera plus particulièrement chargé de gérer les missions du directeur (ordres de mission et état de frais sur CHORUS-DT) ainsi que son agenda et réunions, ainsi que de filtrer ses appels téléphoniques.
Il sera en outre chargé du suivi des rapports réalisés par les départements, de leur mise en forme, des corrections ainsi que des envois, du classement et de l’archivage.
Il participera au développement de la communication interne et au fonctionnement général du service.
Des contributions à l’événementiel en liaison avec le service de la communication pourront lui être demandées.
Compétences techniques :
Maîtrise de la prise de notes et rédaction des comptes rendus
Expertise en utilisation des outils bureautiques
Pratique des notions d’archivage et de gestion
Pratique des notion de comptabilité publique
Savoir-faire :
Gérer les priorités
Respecter la hiérarchie
Rendre compte
Prendre des initiatives
Compétences comportementales :
Esprit de synthèse
Discrétion
Rigueur et précision
Sens de l’organisation
Ouverture d’esprit
Sens des relations humaines
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2