Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions:
Contribuer au bon déroulement des activités du pôle en assurant, pour le site de Toulouse du SRA Occitanie, des fonctions d’assistance et de secrétariat, sous l’autorité du conservateur régional adjoint en charge du site et du conservateur régional de l’archéologie.
Assurer la gestion administrative de l’archéologie préventive, dans le cadre d’une coordination entre les deux sites.
Activités :
– Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service (aménageurs, opérateurs d’archéologie préventive, chercheurs, etc), informations et orientation des demandes. Actualisation des fichiers adresses.
– Veille des demandes déposées à l’adresse numérique du service et /ou redirection auprès des agents prescripteurs des deux sites ;
– Traitement du courrier « arrivée » et « départ » du service : ouverture, enregistrement, diffusion et classement ; mise à jour des chronos « courriers ». Mission qui est susceptible d’évoluer avec le déploiement de PATRONUM ;
– Référent et formateur PATRONUM pour le site de Toulouse ;
– Réception, enregistrement et archivage des rapports d’opérations d’archéologiques préventives et programmées, puis diffusion numérique et papier ;
– Suivi des prescriptions d’archéologie préventive émises par le service : enregistrement informatique (applications ARP et TRAGED puis PATRONUM), et ventilation des dossiers d’urbanisme concernant l’archéologie préventive, les PLU, Porter-à-connaissance et autres.
– Participation aux recherches administratives dans le cadre de la détermination du statut de propriété des biens archéologiques mobiliers ;
– Collecte et mise en forme des données statistiques (prescriptions, marchés de fouille…) auprès des deux sites du Service, et renseignement régulier des tableaux et indicateurs régionaux et nationaux (dossiers instruits, prescriptions et opérations, marchés etc…)
– Secrétariat de séance des réunions avec les opérateurs d’archéologie préventive, organisées à l’initiative du conservateur régional adjoint ou du conservateur régional.
Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par son chef de service.
Connaissances et compétences techniques :
– de l’environnement professionnel et des procédures en archéologie préventive : maîtrise
– utilisation des applications métiers : ARP, Patriarche, Patronum : maîtrise
– des techniques de rédaction administrative : maîtrise
– de la gestion documentaire : maîtrise
– des techniques de communication écrites et orales : maîtrise
– des outils informatiques et bureautiques : maîtrise
Savoir-faire :
– Travailler en réseau
– Vérifier et transmettre les informations
– Anticiper les délais et les urgences et dégager les priorités
Savoir-être :
– Sens des relations humaines
– Esprit d’équipe
– Sens de l’organisation, rigueur et persévérance
– Sens de l’analyse et esprit de synthèse
– Esprit d’initiative, autonomie et réactivité
– Discrétion
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