Domaine / Métier : Ressources Humaines/Assistante / Assistant de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant(e) de direction est directement rattaché(e) au chef de la DPE.
Missions du poste :
Assistance administrative.
Organisation de l’information au sein de la division (50 agents répartis en 4 bureaux de gestion).
Orientation des usagers, des interlocuteurs internes et externes, filtrage des sollicitations, réponses aux questions (premier niveau de traitement et interface avec les bureaux de gestion).
Réception, diffusion et suivi du courrier papier et électronique de la division.
Mise en forme et diffusion de documents, organisation de visio-conférences.
Archivage physique de dossiers (logiciel ARCAD).
Mise à jour des listes de diffusion des organisations syndicales (OS-TIC) en lien avec les services informatiques.
Contribution à l’élaboration de calendriers de gestion.
Appui aux missions de la DPAES en cas de besoin.
Activités du poste :
Accueil physique et téléphonique.
Mise en forme et diffusion de circulaires, arrêtés, courriers, correspondances, bordereaux, convocations, etc.
Suivi de l’agenda, gestion des communications et organisation des rendez-vous et des déplacements du chef de division.
Diffusion des informations émanant de la DPE au sein du rectorat, des services départementaux, des EPLE et de l’enseignement supérieur.
Suivi et mise à jour du calendrier institutionnel de gestion, préparation des convocations aux commissions paritaires dont la DPE assure le secrétariat (CAPA, CCP), vérification de la parité et du quorum.
Mise à jour des arrêtés de composition des CAPA et des CCP.
Mise en ligne des fiches de postes sur le site « rejoindre l’éducation nationale » ou sur d’autres sites collaboratifs.
Assistance administrative pour les élections professionnelles (vote électronique).
Suivi des congés de l’ensemble des personnels de la DPE (50 agents) sur l’application informatique dédiée.
Gestion des contenus déposés sur le portail intranet du rectorat (espace documentaire) au titre du champ de compétence de la DPE.
Rôle de veille pour la remontée des informations vers le chef de division et les cheffes de bureaux.
Principaux programmes, processus et calendrier annuel de travail du poste :
Utilisation des SIRH académiques (EPP, Renoir’RH, AGAPE et SIRHEN)
Utilisation quotidienne de l’agenda électronique et du courrier électronique.
Utilisation de logiciels de suivi (Cépages, Oxygène, Visio-agents)
Environnement du poste :
Relations avec le secrétariat général du rectorat, les autres divisions, les corps d’inspection, les EPLE, les organisations syndicales, le ministère et les usagers du service (enseignants, autres personnels, parents d’élèves).
Au sein de la division, relation directe avec le chef de division qu’il ou elle assiste ainsi qu’avec les cheffes de bureau.
Sens de l’accueil et de l’écoute, discrétion professionnelle.
Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement d’un rectorat.
Connaissance de la réglementation applicable dans le domaine de la gestion des ressources humaines au sein d’une entité administrative (notions de droit administratif, statut général de la fonction publique, etc.).
Sens de l’anticipation et de l’organisation, prise d’initiative.
Rapidité d’exécution
Aptitude à percevoir les enjeux d’une situation et à rendre compte.
Aptitude à la rédaction administrative.
Bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
Sensibilité aux nouvelles technologies : courrier électronique, web,…
Disponibilité horaire, adaptabilité.
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat